Attaché / Attachée de direction

Attaché / Attachée de direction



MISSIONS PRINCIPALES :
Dans un contexte de transformation numérique et de renforcement des exigences en respect des process et traçabilité, notre chargé (e ) d'appui à la direction aura pour mission d'appuyer la Direction Formation en fluidifiant et organisant les flux d'information, en consolidant les éléments utiles à la décision et en assurant le suivi du planning de mise en œuvre des actions.

- Gestion documentaire et administrative dans le respect des process internes et de QUALIOPI :
- Circulation, signature et organisation classement physique et/ou électronique (progiciel dédié, Teams 365) des documents stratégiques (notes, conventions, parapheurs.)
- Elaboration et mise à jour de tableaux de bord et outils de suivi (Ex congé, missions ...)

- Support bureautique et analytique
- Réalisation de courriers et dossiers(Word), de présentations (PowerPoint , Canva.. ), mise en forme de documents stratégiques.
- Analyse de données sur Excel (tableaux croisés dynamiques, graphiques, formules de calcul)

- Appui de direction
- Suivi de dossiers transversaux, coordination d'actions interservices, préparation de réunions, compte rendus & reporting
- Préparation d'éléments d'analyse ou de prise de décision (recherches, notes, synthèses, points de vigilance)
- Recherches ciblées, utilisation ponctuelle d'outils IA pour appuyer des synthèses, optimiser des process ou formaliser des supports
- Suivi de plans d'action, alerte sur les échéances, relances internes et externes (ex : réponses Appels d'offres, régularité administrative des prestataires)
- Élaboration de rétroplannings, animation d'outils de pilotage partagés
- Gestion des AO prestataires, sécurisation du recueil et de l'actualisation des pièces administratives des formateurs externes sous-traitants

- Accueil et renforcement des synergies
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction du Pôle Formation
- Organiser et assurer le suivi des réunions : lancement d'invitations pour les instances Pôle Formation et CCIR (CODIR, Commission, conseil de perf )
- Assurer la réservation de salles et la logistique nécessaire (commande de pauses boissons, réservation de déjeuners...)
- Assurer l'interface des activités avec les différents services
PROFIL :
Diplôme(s) requis ou niveau d'étude :
- Titulaire d'un Bac + 3 à 5 de type IUT/Ecole de gestion, Management ou Administratif - Gestion
- Expérience professionnelle souhaitée d'au moins 3 ans sur un poste en lien avec les missions attendues de préférence en organisme de formation

Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils de la suite MS 365 et autres outils IA (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Forms, Canva.)
- Agilité dans l'utilisation de logiciels métiers (YPAREO), et plateformes dématérialisées - Esprit d'analyse et de synthèse, avec un goût pour les chiffres et les outils numériques
- Aisance rédactionnelle Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion complexe

Compétences relationnelles :
- Posture de bras droit, capable de prendre des initiatives et de sécuriser l'exécution des décisions
- Aisance relationnelle adaptabilité, réactivité, capacité à travailler en équipe
- Sens de la relation clients
- Respect de la confidentialité, Qualité d'écoute, Goût du challenge

Compétences organisationnelles :
- Capacité à organiser, prioriser, alerter et structurer - Auto-contrôle - Rigueur - Disponibilité