Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Salaire : Mensuel de 2250.0 Euros sur 12 mois

Cap Compétences recrute au sein de son Organisme de Placement Spécialisé Cap emploi (reconnu Service d'Intérêt Économique Général) un(e) assistant(e) de gestion (administratif, RH et comptabilité)dans le cadre d'un remplacement de congés maternité.

Vous interviendrez en appui au Comité de Direction et la Présidente de Cap emploi sur des tâches administratives et comptables et sur l'ensemble des affaires courantes liées à l'activité. Vous serez en relation avec l'ensemble des salariés de l'entreprise et effectuerez vos tâches en toute confidentialité.

Vos missions :

Missions comptables
- Préparer les pièces comptables pour la saisie (classement et numérotation interne des factures, répartition des montants par centre analytique, saisie des chèques émis, scan de toutes les pièces comptables)
- Procéder aux écritures des notes de frais
- Procéder aux paiements des factures, des notes de frais
- Suivre les caisses d'agence et assurer la saisie mensuelle sur le logiciel « Mon Expert en Gestion »
- Gérer les tableaux de bord de gestion, suivre les budgets d'entretien, de fournitures, d'indemnités kilométriques.
- Traiter les divers points comptables envoyés par le cabinet

Missions sociales
- Veiller à la bonne intégration des nouveaux collaborateurs : adhésion à la mutuelle et aux tickets restos, informations sur les procédures administratives en vigueur.
- Réaliser le suivi administratif du personnel (contrats de travail, congés, absences, télétravail, tickets restaurant, mutuelle salarié, saisie des variables de paie sur IQUADRA.)
- Gérer les dossiers d'aides financières liés au recrutement ou à l'évolution professionnelle des salariés
- Gérer et suivre les convocations à la médecine du travail

Missions administratives
- Assurer l'accueil téléphonique : gérer, orienter, filtrer les appels téléphoniques du standard Direction et en remplacement, des standards agence
- Gérer les messages entrants sur le mail générique Cap emploi
- Centraliser et relayer des informations auprès des agences, transmettre et appliquer les notes de services
- Réaliser la gestion du courrier et de diverses tâches administratives à la demande de la Direction
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons, gérer les relations fournisseurs et prestataires
- Gérer les problèmes quotidiens d'intendance rencontrés dans les agences : gérer les incidents et les sinistres auprès des assurances, gérer la relation aux propriétaires des locaux
- Gérer les visites annuelles de sécurité
- Gérer les déplacements des collaborateurs (réservations billets d'avion, hôtels, gardiennage voiture.)
- Gérer les demandes de stage ou demandes d'emploi : réponses candidats sur demande de la direction
- Être en appui de la Direction sur les recrutements (convocation candidats, réponses négatives, classement des candidatures)
- Traiter les demandes d'attestations de divers organismes de formation
- Gérer les formations (saisie des demandes de financement sur la plateforme OPCO ou saisies des stagiaires sur ESPACE FORMATION, gestion de la logistique, gestion de la facturation.)
- Assurer la réservation de salles
- Gérer des tableaux de bord internes de suivi des dispositifs

Prise de poste le 27 juillet. Merci de compléter impérativement la partie lettre de motivation présente sur la candidature. Possibilité de télétravail à partir du 4ème mois