Assistente Executivo

Assistente Executivo

Apego hierárquico do agente:
Colocado sob a autoridade direta do Chefe do polo JEPVA

Principais atividades relacionadas à secretaria do Cluster jepva
Em estreita cooperação com o chefe do cluster e os conselheiros encarregados dos arquivos, o assistente administrativo fornece suporte:

Responsável pela secretaria relacionada às missões do cluster e especialmente na vida associativa e políticas educacionais (informação, gestão de correio, convite, organização de comissões e outros órgãos de seleção ou parceria, acompanhamento da caixa institucional jepva, correio, crono digital.).
Fornecer informações primárias por e-mail e/ou telefone aos usuários relacionados à atividade do polo/serviço e direcionar aos orientadores ou referências responsáveis pelo assunto (vida associativa, acolhimento coletivo de menores, serviço cívico, informação de juventude, mobilidade .).
Informe os usuários sobre as formalidades relacionadas aos pedidos de subvenção e balanços sob o polo/serviço.
Participar e acompanhar as campanhas de subvenção relacionadas aos esquemas de jepva: monitoramento administrativo, elegibilidade e instrução administrativa sobre candidaturas dedicadas (Osíris, Compteasso).
Manutenção e monitoramento de painéis.
Escreva cartas administrativas e prossiga com os embarques.
Colocando cartas nas iniciais para assinatura, acompanhamento de atos (notificações, acordos e ordens).
·         Garantir o comprometimento financeiro dos arquivos nos Formulários CHORUS (compromisso, reconhecimento do serviço prestado e acompanhamento dos pagamentos), em conexão com os procedimentos do CSPI (Centro Interdepartamental de Serviços Compartilhados) no BOP 163 (JEPVA)

Atividade secundária e pontual: garantir a continuidade do serviço da secretaria do polo esportivo em caso de necessidade
Assegure as primeiras informações por e-mail e/ou por telefone aos usuários relacionados à atividade do polo/serviço e direcione para os conselheiros ou referências responsáveis pelo assunto
Elaborar cartas administrativas urgentes e enviá-las
Colocando cartas nas iniciais para assinatura, acompanhamento de atos (notificações, acordos e ordens).
·         Garantir o comprometimento financeiro dos arquivos nos Formulários CHORUS (compromisso, reconhecimento do serviço prestado e acompanhamento dos pagamentos), em relação aos procedimentos do CSPI (Centro de Serviços Partagés interministériel) no BOP 219 (Esportes)

Outras missões:

Participar de eventos e ações organizados pelo DCJS e de forma mais geral pelo DGCOPOP.