Assistente Executivo

Assistente Executivo

Secretaria e assistência administrativa da equipe de gestão, que inclui gestores e gestores de clusters:
Assistência:
Gerenciamento de e-mails de papel de entrada e saída
Filtragem e orientação de comunicações telefônicas
Gerenciamento da caixa de correio funcional
Gestão de agendas, acompanhamento de arquivos e prazos
Arquivamento, arquivamento
Criação do catálogo de endereços dos chefes dos postes e do diretor.
Gerenciar a organização material e logística das reuniões
Garantir o envio de agendas, convocações
Confira a regularidade das reuniões: quórum ..
Participar de reuniões, tomar notas, escrever atas, atas de reuniões e divulgá-las (interna, ENT...), finalizar a elaboração de atas, atas de reuniões quando forem terceirizadas
Apoio logístico:
Reserva de quartos e veículos de serviço
Coleta de necessidades materiais (suprimentos, vários defeitos)

Suporte de RH em conexão com o DGA-DRH:
Contato local de RH,
Monitoramento da mobilidade: coleta de necessidades, acompanhamento de publicações de postagens, formalidades antes de assumir o posto.
Secretariado do Comitê
Processamento de determinados arquivos e coordenação de trabalho interno confiado por gestores e gestores de cluster
Animação e coordenação da equipe de secretários composta por assistentes específicos dos polos:
Supervisionar a equipe da piscina
Organize o cronograma de trabalho da equipe, em estreita colaboração com os chefes de polo e departamento
Contribuir para a melhoria da qualidade do serviço interno e externo, em relação aos usuários internos e externos do pool.