Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Secrétariat et assistance administrative de l'équipe de direction, qui comprend la direction et les responsables de pôles :
Assistance :
Gestion du courrier papier entrant et sortant
Filtrage et orientation des communications téléphoniques
Gestion de la boîte aux lettres électronique fonctionnelle
Gestion des agendas, suivi des dossiers et des échéances
Classement, archivage
Constitution du carnet d'adresses des responsables de pôles et du directeur.
Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions
Assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations
Vérifier la régularité des réunions : quorum ..
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT ...), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Appui logistique :
Réservation des salles et des véhicules de service
Recueil des besoins matériels (fournitures, dysfonctionnements divers)

Appui RH en lien avec la DGA-DRH :
Contact RH de proximité,
Suivi des mobilités : recueil des besoins, suivi des publications des postes, formalités préalables à la prise de poste.
Secrétariat de commissions
Traitement de certains dossiers et coordination de travaux internes confiés par la direction et les responsables de pôles
Animation et coordination de l'équipe des secrétaires composée des assistantes propres aux pôles :
Superviser l'équipe du pool
Organiser le planning de travail de l'équipe, en lien étroit avec les chefs de pôle et de département
Contribuer au chantier d'amélioration de la qualité de service interne et externe, en lien avec les usagers internes et externes du pool.