Assistente Executiva

Assistente Executiva

Referência CSP: 2
Como parte do departamento de Transição Ecológica e Conhecimento Territorial e sob a autoridade do chefe de departamento e seu adjunto, você auxiliará o departamento em aspectos administrativos, contábeis e de secretariado e interagirá com todos os agentes do departamento e outros serviços.

Você pode ser solicitado a realizar as seguintes tarefas:

- Telefone e recepção presencial

- Correio: gravação e divulgação, despachos, digitação

- Redação de atas de reuniões do departamento

- Auxílio na organização de reuniões: reserva de salas, projetores de vídeo, recepção, fazendo contatos, escrevendo e enviando convites

- Agendamento de consultas

- Trabalho de reprografia

- Atendimento pontual às unidades

- Acompanhamento de licenças e assiduidade

- Elaboração de ordens de viagem e relatórios de despesas de viagem

- Arquivamento de arquivos

- Criação e manutenção de um catálogo de estudos (incluindo a publicação parcial na Internet e intranet)

- Apoio ao tratamento administrativo dos pedidos de subvenção e à recepção dos beneficiários (preparação dos processos de subvenção, compromissos contabilísticos, acompanhamento da liquidação,...)

- apoio administrativo e apoio ao acompanhamento dos programas orçamentais em relação aos quais o serviço dispõe de margem (acompanhamento das autorizações/pagamentos, autorizações contabilísticas, ajuda às unidades neste contexto).