Employé administratif / Employée administrative

Employé administratif / Employée administrative

Au sein du CDFP, l'Assistant(e) Administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique de l'activité. Véritable interface entre les stagiaires, les formateurs, les partenaires et les services internes, il/elle prend en charge l'accueil, la gestion administrative des dossiers de formation, le suivi des plannings ainsi que les tâches courantes de secrétariat et de comptabilité.

Vous réalisez des missions classiques de d'administration et de gestion courantes ainsi que des missions spécifiques inhérentes au secteur d'activité (formation professionnelle continue) : - Accueil physique et téléphonique - Vous traitez les demandes d'informations qui sont de votre ressort et orientez vos interlocuteurs vers les personnes compétentes ; - Vous assurez l'ouverture, le tri, l'enregistrement et la répartition du courrier au sein de l'unité ; - Vous assurez des travaux de saisie, de mise en forme de documents et d'édition;(convention, diplômes, attestation, convocation). -Vous préparez les devis et les factures -Vous réalisez des travaux de reprographie (documentation technique et pédagogique) -Vous élaborez le dossier client - Vous participez à la gestion administrative et organisationnelle de l'unité dont vous dépendez en utilisant les techniques d'information et de communication mises à votre disposition ; -Vous préparez les pièces comptables et mettez à jour le journal de banque et de caisse - Vous préparez les remontées des dépenses des dispositifs financés par le fonds social européen - Vous réalisez le suivi des plannings, la gestion des prises de rendez-vous et l'organisation matérielle des réunions et déplacements ; - Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers - Vous gérez les stocks et organisez les commandes de matériel et de fournitures de bureau. - Vous mettez à jour le site internet de la formation Recueil et traitement de l'information, veille et gestion d'un fond documentaire.

Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e), vous justifiez d'une expérience réussie dans l'assistanat administratif. À l'aise dans la gestion simultanée de plusieurs missions, vous assurez l'accueil, le suivi administratif des dossiers, la préparation des devis et factures ainsi que l'organisation des plannings et des réunions. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Votre sens du service, votre discrétion et votre aisance relationnelle vous permettent d'interagir efficacement avec différents interlocuteurs. Une connaissance du secteur de la formation professionnelle et des bases en gestion comptable seraient appréciées.