Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2000 Euros sur 12 mois

Autonome et organisé(e), vos missions seront les suivantes :
- Assurer l'accueil Physique et Téléphonique du Public, des Plaisanciers de passage et locaux et étrangers.
- Informer, et conseiller sur le fonctionnement de la marina (tarifs, conditions d'adhésion, possibilité de liste d'attente.) et sur les possibilités offertes par son environnement (services, tourisme...)
- Proposer des prestations de services supplémentaires : aider les plaisanciers en escale à louer un véhicule, trouver un taxi, trouver un logement, mise en relation avec des prestataires (mécaniciens, électriciens.)
- Diffuser et mettre à jour les informations relatives à la marina et alentours (évènements, changement d'horaires/ permanences, arrêtés préfectoraux/municipaux.)
- Être joignable en dehors des horaires d'ouverture en cas d'urgence

Les activités du poste :
- prendre en charge la gestion quotidienne de la boite mail, gestion des demandes de réservations, de la liste d'attente.
En ce qui concerne, les demandes de place à l'année, avant de répondre, voir les places disponibles avec le chef d'équipe des Agents de port.
- Assurer le relais des informations auprès de la Direction.

- Établir les nouveaux contrats d'abonnements annuels. Aviser les plaisanciers des conditions et procédures. Collecter tous les documents et données nécessaires.

- Établir les factures sur le logiciel de gestion de marina « ALIZÉE » :
-- pour les contrats de bateaux basés à l'année, chaque début de mois
-- Envoi des factures par mail via le logiciel et par courrier simple pour les plaisanciers n'ayant pas d'adresse mail.
-- Facturer les séjours des bateaux de passage

- Faire Classement et archivage.

- Effectuer les relances par mail et par téléphone des plaisanciers pour les impayés et Suivi. Rédaction et envois de Courriers recommandés si nécessaire. Gestion de petits litiges.

- Percevoir les recettes. Gestion de la caisse et des états de caisse avec la direction.

- Faire la gestion des prélèvements automatiques via le site du Crédit Agricole et application mobile « MaSignatureEDI »

- Remettre les chèques et les espèces encaissés à la Présidente pour dépôt à la banque.

- Faire le point sur les besoins en matériel de la SAS SUD ANCRAGE (fournitures bureau /produits d'entretien etc)

- Assurer un suivi des tâches effectuées par les Agents de port, et faire remonter les signalements des plaisanciers ou demandes spécifiques à l'équipe technique et au Directeur.

- Gestion des plannings des agents de ports (permanences, congés .)

- Relayer le règlement intérieur auprès des plaisanciers et s'employer à le faire respecter

- Réception du courrier et des colis pour les plaisanciers. Dispatching

- Assistance au besoin les plaisanciers de passage, pour effectuer leurs formalités de douane à leur arrivée et départ.

CDD de 2 mois et renouvellement en CDI