Chargé / Chargée du service administratif et financier

Chargé / Chargée du service administratif et financier

CONTRAT DE PROJET 6 PUIS 1 AN RENOUVELABLE
CONTEXTE
L'opération BFPE (bâtiment femme-parent-enfant) est le projet majeur du schéma directeur architectural du CHU de La Réunion pour les 5 prochaines années. Le budget de l'opération est de 140 M€. Le marché global sectoriel regroupant la conception, la construction et l'entretien-maintenance a été signé en octobre 2025. Dans ce contexte, le CHU renforce son organisation pour assurer le suivi contractuel du marché, par la mise en place d'une cellule dédiée au projet, composée d'un-e ingénieur chef du projet, d'un-e adjoint-e au chef de projet, d'un TSH et d'un-e gestionnaire administratif et financier (objet de la présente fiche de poste).

La cellule BFPE est assistée d'un ATMO et d'un AMO contractuel et juridique avec lesquels le/la gestionnaire sera amené-e à collaborer.

Le poste est dédié à 100% au BFPE et situé sur le site de Saint Denis de La Réunion
1 Mission principale
- Organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques y compris suivi des dossiers et organisation des réunions.
- Contrôle les documents liés à la gestion administrative et financière de l'opération, et participe à leur production (commande, liquidation, paiement, etc.).
-
Activité principale
- Participe au suivi des contrats concourants à la réalisation du projet BFPE (principalement le Marché Global Sectoriel, mais aussi ATMO, AMO, CT, CSPS, CSSI etc.) :
- Tient à jour le registre du courrier émis / reçu
- Numérotation, mise en forme, suivi du circuit de signature, classement rigoureux des documents liés à l'exécution des marchés :
o Ordres de service,
o Avenants,
o Mises en demeure,
o Actes de sous-traitance,
o Contentieux
o Courriers divers.
- Assure le suivi administratif et financier des marchés
- Gestion et suivi des situations de travaux / notes d'honoraires
- Assistance à la mise en forme du reporting pour la gestion et suivi des engagements financiers et du PPI relatif à l'opération
- Vérification des demandes de sous-traitance
- Suivi des montants réalisés par les PME
- Suivi de la réalisation des heures d'insertion
- Etablissement de la traçabilité des dépenses liées à la partie financée par le FEDER
- Participation au montage des dossiers éventuels de demandes de subventions complémentaires (type CEE)
- Assure les travaux de secrétariat, notamment :
- L'accueil physique et téléphonique
- La gestion du courrier arrivée et départ version papier et version électronique (enregistrement, diffusion, archivage)
- La gestion des rendez-vous et agendas électroniques
- Prise de note, rédaction, frappe et diffusion de documents (convocations, comptes-rendus de réunions, .)
- Classement / Archivage des documents administratifs et techniques.
- Réponse aux demandes d'informations et/ou orientation des fournisseurs / public vers les services concernés.
- Participe, pour la partie administrative et en lien avec le service marché, aux achats de prestations de services ou de travaux complémentaires (expertises techniques, diagnostics, constats...)
- Lancement / publication des consultations
- Dématérialisation des consultations via le site achatpublic.com
- Gestion en cours de consultation (suivi des commandes de DCE, questions / Réponses, .)
- Réception des offres
- Suivi après choix

Correspondants externes :
- ATMO, AMO juridique et contractuel
- Entreprises / Fournisseurs
- Bureaux d'étude (MOE, OPC, .)
Diplômes et expérience exigés

Bac ou Bac+2 (administration, gestion et comptabilité)

Expérience souhaitée de 2 ans minimum ; Dans le secteur hospitalier apprécié.