Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 1900.0 Euros à 2300.0 Euros sur 12.0 mois

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez directement rattaché(e) au Directeur Général et serez l'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour gérer l'ensemble des aspects administratifs et logistiques liés à son activité.

1. Gestion administrative de la direction :
Préparation des réunions de la direction : organisation logistique, préparation des documents nécessaires, prise de notes et rédaction des comptes rendus.
Gestion des communications internes et externes : tri des appels, gestion des emails et correspondances diverses au nom de la direction.
Suivi des actions et des projets stratégiques : mise à jour des dossiers de projets, suivi des échéances et des livrables en lien avec la direction.
2. Suivi comptable et administratif :
Rapprochement des charges du groupe entre les différentes entités
Suivi et contrôle des justificatifs (factures d'achat, notes de frais)
Suivi des paiements des loyers de l'ensemble des entités du groupe
Liaison permanente avec le cabinet comptable
Vérification de la cohérence des imputations comptables
Suivi des budgets et des écarts
Préparation des éléments pour la clôture mensuelle
Support à la Direction pour le pilotage financier
3. Suivi commercial et gestion des relations clients :
Suivi des paiements et des relances clients : utilisation de Pennyleane pour la gestion des paiements clients, effectuer des relances lorsque nécessaire, et assurer la bonne gestion des créances.
Préparation des rapports commerciaux : analyse des performances commerciales à l'aide de Pennyleane (chiffre d'affaires, commandes, marges, etc.) et partage des résultats avec la direction.
Support dans la gestion de la relation client : répondre aux demandes des clients, assurer une communication fluide et résoudre les problématiques liées aux commandes ou services.
4. Gestion des fournisseurs et des achats :
Suivi des factures et des paiements fournisseurs : gestion des factures dans Pennyleane, suivi des paiements et résolution des litiges ou écarts avec les fournisseurs.
Mise à jour des stocks : gérer l'inventaire des produits et suivre les niveaux de stock via Pennyleane, alerter en cas de rupture ou de surstock.
Négociation avec les fournisseurs : collaborer avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions (prix, délais, qualité) et maintenir des relations durables.
Amélioration continue des processus : identifier les inefficacités et proposer des solutions pour simplifier et fluidifier les opérations commerciales et les relations avec les fournisseurs.
Soutien dans la stratégie commerciale : participer à la mise en œuvre de nouvelles actions commerciales, proposer des améliorations dans la gestion des relations clients et des fournisseurs
5. Gestion locatif :
Encaissement des loyers et des charges.
Relance des locataires en cas de retard de paiement.
Suivi des échéances de paiement et gestion des impayés.
Mise en place et suivi des régularisations de charges.
Rédaction et renouvellement des baux.
Suivi des échéances des baux et gestion des résiliations.
Mise à jour des dossiers locataires (état des lieux, documents contractuels, etc.).
Préparation et gestion des renouvellements de baux.
6. Coordination interservices :
Communication et coordination avec les équipes internes : assurer la bonne circulation de l'information entre la direction et les autres services (finance, logistique, RH, etc.).
Suivi des projets transversaux : soutenir la direction dans les projets commerciaux et administratifs en s'assurant du respect des délais et de la bonne collaboration entre les équipes.
Assistance à la direction pour le suivi des objectifs commerciaux et de gestion des stocks : mise à jour et suivi des objectifs de vente et des prévisions de stock en collaboration avec le service commercial et le service achats.