Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Référence CSP: O974251/023000020
Au sein du Service de la Transformation, du Pilotage et de la Modernisation, de la Direction Générale Adjointe Ressources, le titulaire du poste assistera le Responsable dans l'organisation du travail et contribuera au bon déroulement des activités du service.

MISSIONS À REMPLIR :
Soutien à l'activité du STPM :
- Participer à l'amélioration du fonctionnement interne du service par sa polyvalence et sa disponibilité ;
- Participer au développement des référentiels, guides d'entretien, questionnaires... ;
- Participation à l'élaboration des supports de présentation des sujets et projets du service ;
- Participer aux travaux préparatoires des assemblées plénières (consolidation du rapport d'orientations budgétaires, budget primitif, rapport d'activité, compte administratif...) ;
- Être en appui sur les actions menées par le service sur les thématiques métiers ;
- Suivre en lien avec le responsable les marchés sensibles de la DGA RS ;
- Diffuser les règles de gestion et procédures élaborées par le STPM ;
- Assurer la validation et le contrôle des pré-mandatements ;
- Gérer et suivre divers dossiers.
Suivi des activités :
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités ;
- Gérer l'agenda des échéances du service en termes de suivi de dossiers et de priorités ;
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service.
Organisation et planification des réunions :
- Assurer l'organisation logistique des réunions ;
- Préparer les dossiers et proposer les ordres du jour en lien avec le responsable ;
- Rédiger des comptes rendus.
Gestion de l'information, classement et archivages :
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Assurer une veille informationnelle et réglementaire sur les thématiques portées par le service ;
- Rechercher et diffuser l'information ;
- Alimenter l'espace de Gestion Électronique de Documents ;
- Gérer les fournitures du service ;
- Trier, classer et archiver des documents.