Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



Sous la responsabilité du gérant, vous assurez le secrétariat classique des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

1- Assurer le secrétariat classique des charges d'opérations :
Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique de la société en cas de nécessit2 pour ces deux dernières taches,
Saisir et rédiger les documents, courriers, notes, rapports,
Classer le courrier de l'opération entrant et sortant matériellement ainsi que sur le logiciel de gestion documentaire,
Organiser le classement, classer, archiver,
Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous, Organiser et préparer les réunions,
Organiser l'accueil des tiers lors de ces réunions,
Organiser l'interim de son poste avant ses absences,
Facturation client, suivie et relance des comptes clients ; Gestion des achats suivie des fournisseurs ;

2- Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers:
Accueillir et orienter les interlocuteurs,
Recueillir les données relatives aux demandes de prestation

3- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :
S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
Préparer et &liter les documents nécessaires dans le suivi des dossiers,
Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéance, informations à compléter ...)
Assurer a la demande du ou des charges d'opérations les contacts avec les tiers (maitre d'œuvre, collectivité, administrations, vendeurs, expropries,
clients futurs...)

COMPETENCES REQUISES
Maitrise des outils informatiques de base (traitement de texte, (Word) et tableur (Excel), PowerPoint. Bonne connaissance d'Outlook.
Connaissance des logiciels de gestion

SAVOIRS-ETRE
Rigueur, methode,
Sens de l'organisation et de l'anticipation et de la gestion du temps, Dynamisme et efficacite,
Disponibilite,
Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de la représentation de l'entreprise, discrétion,
Gout du travail en equipe et du reporting, Polyvalence

Dans le cadre de sa mission, elle participe à la vie de la société, est force de proposition pour tout axe de progrès et met en application systématique les règles et procédures en vigueur.