Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Intitulé du poste : Assistante Administrative et Planification

Nature du contrat : CDI

Positionnement hiérarchique : Rattachée à la Direction commerciale

FINALITÉ DU POSTE :

Assurer en priorité la planification opérationnelle des interventions techniques afin de garantir l'optimisation des tournées, la réactivité face aux urgences et la coordination efficace entre les techniciens, les concessionnaires et les clients.

Le poste comprend également des missions administratives complémentaires : facturation, recouvrement, assistance commerciale et accueil téléphonique.

MISSIONS PRINCIPALES (≈ 60 % minimum du temps de travail)
1. Planification et organisation des interventions
Élaborer et organiser les plannings quotidiens et hebdomadaires des techniciens.
Optimiser les tournées en tenant compte des zones géographiques, des priorités clients et des contraintes opérationnelles.
Arbitrer les urgences en lien avec la Direction.
Assurer la coordination avec les concessionnaires et partenaires.
Adapter les plannings en temps réel en cas d'imprévus (absences, urgences, retards, contraintes techniques).
Informer les clients des créneaux d'intervention et des modifications éventuelles.
Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes terrain et le bureau.

MISSIONS SECONDAIRES (≈ 40 % du temps de travail)
2. Facturation
Établir les factures conformément aux interventions réalisées.
Vérifier la conformité des bons d'intervention.
Assurer le suivi administratif des dossiers clients.
3. Recouvrement
Suivre les règlements clients.
Effectuer les relances téléphoniques et écrites.
Mettre à jour les tableaux de suivi des encours.
4. Assistance commerciale
Soutien administratif aux commerciaux.
Préparation et transmission de devis.
Mise à jour des bases de données clients.
5. Accueil téléphonique
Réception des appels entrants.
Orientation des demandes vers les interlocuteurs concernés.
Prise de messages et transmission rapide des informations.
RESPONSABILITÉS
Garantir la fluidité et l'efficacité de l'organisation des interventions.
Contribuer à la satisfaction client par une planification rigoureuse et réactive.
Assurer la fiabilité des données administratives.
Respecter les priorités fixées par la Direction.
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de planification.
Capacité d'organisation et de gestion des priorités.
Rigueur administrative.
Compétences comportementales
Réactivité et sang-froid face aux urgences.
Sens du service et de la coordination.
Capacité à travailler sous pression.
Esprit structuré et méthodique.
ÉVOLUTION
Le poste est actuellement centré sur l'exécution structurée des missions définies. Une évolution pourra être envisagée ultérieurement en fonction des besoins de l'entreprise et des compétences développées.