Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

L'Assistant(e) Polyvalent(e) Gestion et Projets est placé(é) sous l'autorité hiérarchique du Directeur et réalise ses missions en étroite collaboration avec lui.
D'un point de vue fonctionnel, l'Assistant(e) travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe et avec les services supports et de gestion mutualisé de l'Anact.
Au niveau régional, il/elle travaille en lien avec les acteurs paritaires et institutionnels membres de la gouvernance régionale.
Présentation des missions :
Support administratif et logistique de l'agence et de l'équipe
Accueil téléphonique et physique,
Gestion administrative et logistique des actions collectives organisées (Webéchanges, Ateliers, Formations, Manifestations),
Logistique de l'agence (entretien, fournitures),
Relais local informatique et référent(e) applicatifs (Gédéon, Gaspar, E-deal, SIRH),
Appui à la réalisation de supports divers, (bilan d'activités, comptes rendus/relevés de décisions, réunion d'équipe).
 
Gestion administrative en lien avec la direction et les services du siège
Contribution à la gestion administrative courante et des ressources humaines (collecte de données, gestion et suivi de dossiers, contrats, contrôle interne, remontées des variables de paie, suivi du plan de développement des compétences),
Contribution à l'organisation et au suivi des instances régionales.
Gestion comptable réalisée dans le cadre de la délégation du Directeur Régional, ordonnateur secondaire,
Contribution à la gestion des recettes (gestion de la relation contractuelle client/financeur, gestion de la validation du service fait et des livrables pour facturation),
Contribution à la gestion des dépenses (Gestion de la relation fournisseur local, rédaction du cahier des charges pour marché Aract, gestion administrative des engagements juridiques et des services faits),
Contribution aux missions budgétaires annexes (appui au DR dans les travaux d'élaboration budgétaire, préparation des opérations de clôture, tenue de l'inventaire physique mobilier),

Gestion de projets
Activités de premier niveau sur les demandes d'intervention émanant des entreprises (réception, enregistrement dans les bases de données, orientation vers des partenaires, prise de contact le cas échéant),
Connaissance de premier niveau sur les dispositifs, missions de l'agence et actions nationales : FACT, ARESO, Fabrique, des conditions de travail,
Appui au suivi et reporting de l'activité liée aux projets et aux interventions en entreprises, préparation de comptes rendus et consolidation des fiches d'activité de projets.

Communication
En s'appuyant sur les ressources spécialisées du réseau, notamment Chargé(e)s d'Information et de Communication (CIC) :
Contribution à la réalisation des supports, contenus et communications, et veiller à leur actualisation (alimentation site internet, newsletter mensuelle, réseaux sociaux),
Force de proposition à l'équipe dans ses actions de communication.