Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: O972251/021001448
Sous l'autorité de la Cheffe du Secrétariat General, il ou elle assure l'assistance permanente du Directeur General des Services et contribue aux activités du Secrétariat de la Direction générale pour l'ensemble de ses relations, tant internes qu'externes

ASSURE L'ACCEUIL. ASSISTE LE DGS ET S'ASSURE DE LA BONNE EXECUTION DE SES DEMANDES.
Accueil Physique et téléphonique des différents publics de la Direction Générale
* Renseigner des demandeurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compètent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et es courriers informatiques.
Gestion de l'agenda du D.G.S. : prendre les rendez-vous et gérer les priorités. Organiser la liaison avec le Cabinet du Présidente, les DGAS et les partenaires externes.

GESTION DES ACTIVITES DU DGS
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du Secrétariat General
* Gestion des parapheurs : réception, contrôle conformité (tampons de signature), avant mise en signature du DGS - Liaison avec le cabinet pour signature du président.
* Planifier, organiser les réunions du D.G.S, les bilatérales internes du DGS et DGA ou autres collaborateurs directs du DGS.
* Planifier, organiser les réunions bilatérales du D.G.S et des DGS des communes membres. Assurer la prise de note des relevés d'avis et le suivi des actions issues de ces réunions bilatérales.
* Effectuer des recherches documentaires
* Réaliser les dossiers et documents du DGS / Elaboration de diaporamas selon directives du DGS. Rédiger les notes, courriers et tout support nécessaire au bon fonctionnement de la direction générale, avec le support de la cheffe de service.

LOGISTIOUE DU SERVICE
* Répondre aux demandes de réservation de la salle des instances communautaires
* Gérer des commandes de matériel de bureau et autres prestations pour la Direction Générale des Services
* Réaliser les engagements via le logiciel Finances CIRIL à la demande du DGS ou de la cheffe de service et en assurer le suivi jusqu'à la facturation et le mandatement.

Mission secondaire
Participation à un/des groupes projets (Rôle, activités...)
* Relais RH pour la Direction Générale des Services : relayer au sein de la direction toute l'actualisation et les nouvelles procédures RH
* Suppléante Assistante DGA5 pour assurer la continuité de service auprès de la commission thématique Promotion du territoire et Tourisme, Coopération, Citoyenneté (P2T2C) et commission sécurité
* Suppléance Assistante DGA5 pour relais RH
* Assure la suppléance de la Cheffe de Service au sein du Poste Intercommunal de Commandement (PIC)
* Remplace, en cas d'absence de la Cheffe de Service, aux réunions CODIRG / conférence des DGS Villes ou EPCI