Gerente de Folha de Pagamento e Administração de Pessoal

Gerente de Folha de Pagamento e Administração de Pessoal

ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
SERVIÇO DE CARREIRA

Ao Assistente de Gestão e de Missão:

Presta assistência permanente ao gestor do departamento em termos de organização das atividades de atendimento, comunicação, informação, recepção, arquivamento, monitoramento e gerenciamento de arquivos. Acolhe guias e informa o público. Desenvolve e alimenta painéis administrativos regularmente. É o garante da imagem da comunidade e do executivo.

O Assistente de Gestão Administrativa:

Organiza a atividade do serviço:
- gerenciar o correio de partida e chegada
- gerenciar as iniciais de partida e chegada
- Gerenciar e acompanhar o cronograma de reservas de salas de reunião
- organizar, coordenar, priorizar e transmitir informações e mensagens para o restante do
-serviço
- compilar e arquivar documentos administrativos

Acompanha os projetos e atividades do gestor, e do departamento por:
- fornecer informações sobre quadros de acompanhamento das actividades do serviço,
- integrar as prioridades do serviço na gestão diária das atividades
- divulgação de informações

Realiza, organiza e formata trabalhos de automação de escritórios, mediante:
- tomar notas e formatar todos os tipos de letras,
- proceder à inscrição de documentos de diversas formas e conteúdos,
- fotocópia e montagem de documentos,
- organizar a classificação e o arquivo dos processos do serviço,
- antecipação de pedidos de fornecimentos para depósito ou arquivamento.

Acolhe por telefone e fisicamente, por:
- informar os interlocutores (agentes comunitários, candidatos a emprego, etc.) do seguimento dado ao seu processo e transmitir, se necessário, ao interlocutor competente,
- adaptar o seu discurso de acordo com o interlocutor,
- processamento de mensagens, cartas e pedidos eletrônicos.

Organiza e agenda reuniões por:
- elaboração de ordens do dia em consulta com o responsável,
- respeitar os prazos de transmissão dos documentos antes das reuniões,
- tomar notas em reuniões e redigir atas.