Gerente de escritório

Gerente de escritório

LM5P - Le mouton à 5 pattes é uma agência de recrutamento humana e inovadora presente em Marselha, Avignon e Lyon. Estamos envolvidos principalmente no recrutamento de executivos com contratos permanentes em todos os setores de atividade, em particular recrutamento por abordagem direta. Como parte do desenvolvimento da sede em Marselha, estamos procurando uma nova pastora/pastora para se juntar à equipe. Em estreita colaboração com a direção geral e para 3 empresas Marselha, Lyon e Avignon:Suas missões são:Contabilidade/Gestão:- Edição de faturas de clientes através do software Tiime, monitoramento de pagamentos e gestão da cobrança de faturas (desde cartas de advertência até a declaração de dívida a representantes judiciais)- O relacionamento com a empresa de contabilidade para o processamento de questões contábeis (check-in bancário, preparação de todos os documentos comprovativos da compra)- Preparação de transferências- Estabelecimento de dashboards de gestão,- Controlo e acompanhamento do volume de negócios,- Arquivamento de arquivamento. HR:- Gestão da integração de funcionários: contrato de trabalho, afiliação a várias organizações (seguro mútuo, medicina ocupacional, vale-refeição, Soltea.), preparação de livretos de boas-vindas, espaço de trabalho, organização de almoços de boas-vindas, guloseimas.- Gestão de offboarding: cancelamento de registro das várias organizações, preparação de documentos de fim de contrato- Treinamento empresarial de novos participantes (criação de suporte, entrega de treinamento),-           Elaboração da folha de pagamento no software Payfit: gestão de relatórios de despesas, elaboração e lançamento de variáveis de folha de pagamento, vale-refeição, garantindo o bom funcionamento da ferramenta como um todo.- Plano de treinamento: Iniciando solicitações de suporte Inter e intra treinamento via nosso OPCO e garantindo o acompanhamento- Monitoramento dos funcionários dentro da empresa, papel do gerente local- Preparação de entrevistas anuais, gestão de escritório:- Gestão da caixa de correio geral da empresa: acusando o recebimento, processando e encaminhando e-mails para as equipes ou respondendo aos sócios,- Preparação de reuniões mensais, trimestrais e anuais; garantir o bom funcionamento da empresa (preparação da sala de reuniões, equipamentos, etc.) e relatórios- Gestão de equipamentos informáticos: acompanhamento do inventário e estado do stock- Trocas com os parceiros da empresa (seguradora, banco, fornecedores, etc.),- Acompanhamento de fornecedores (frota automóvel, frota móvel, etc.) - Responsabilidade pelos serviços gerais,- Gestão adequada do escritório,- Gestão da central telefônica,- Recepção física de candidatos, clientes, entregadores nas instalações.- Garantir a logística de um evento de cliente nos escritórios: bufê, mesas/cadeiras, suportes, oficinas.,- Gestão de presentes de clientes, cartões comemorativos.,- Redação de processos,- Garantir o relatório de sua atividade. Qualidade/Processo:- Acompanhamento de KPIs, indicadores internos e de controlo de processos de qualidade (cumprimento do processo de faturação, acompanhamento dos candidatos recrutados, utilização do ATS),- Implementação de novos processos,- Desenvolvimento de uma política de RSC dentro da empresa,- Relacionamento com os vários quadros de emprego- Gestor de projeto sobre a evolução do ATS. Comunicação / Evento:- A publicação de artigos e posts no site e redes sociais,- Participação na organização de eventos externos e internos para a empresa (seminário, incentivo, com clientes),- Negociação de preços- Assessoria de imprensa. Recrutamento / Avaliação interna:- Acompanhamento e gestão permanente do recrutamento de colaboradores internos para os vários escritórios LM5P,- Ser pontual no apoio numa missão de volume ou apoiar as equipas em missões pontuais de recrutamento,- Prestar serviços de avaliação da Thomas International internamente e para os clientes. Para saber mais clique aqui: Clique aqui