Assistente Executivo

Assistente Executivo

O assistente executivo é colaborador imediato do diretor de cultura juvenil e esportes.
Também é o interlocutor privilegiado do deputado da diretoria de cultura para os temas de acompanhamento de RH (BOP 224 Cultura exclusivamente), logística e na organização e coordenação geral dos diversos encontros.
O assistente de gestão, para o Site do Porto Velho, será responsável por garantir a interface com a Direção Geral da Administração de Serviços Estaduais e facilitará o intercâmbio entre os agentes do DCJS e da DGA, em relação aos dois assistentes executivos em particular no que diz respeito à gestão de estoques de equipamentos e automação de escritórios para os 2 locais e mais particularmente para o site do Porto Velho no que diz respeito ao logística.

Nessa função, assume funções de secretariado, coordenação e planejamento para as seguintes missões:

·         Assistência:
Principais funções:
- Auxiliar o Diretor na organização diária da secretaria em relação aos dois assistentes executivos do DCJS.
- Participar e garantir a tomada de notas durante as reuniões do CODIR e CODIR prorrogadas, bem como a elaboração de atas.

Funções secundárias:
- Contribuição para o seguinte trabalho: visitas protocolares, visitas ministeriais, ...
- Garantir a classificação e arquivamento da secretaria executiva
- Desenvolver instrumentos práticos (diretório, diretório, lista de discussão) e formatá-los para toda a equipe de gestão.

·         Coordenação:
Principais funções:
- Se encarregar dos aspectos logísticos e dos meios materiais do serviço
- Coordenar a coleta, circulação e divulgação de informações dos diversos serviços externos
- Receber, classificar, disseminar informações (correio, mensagens, ...)
- Responder às trocas de informações com serviços estatais e parceiros institucionais e privados
- Apoiar a função de correio e coordenação com os serviços

·         Planeamento:
Principais funções:
- Gerenciar planejamento coletivo, agendas, viagens e organização de reuniões de gestão

Funções secundárias:
- Atualizar arquivos reservados e arquivos de dados de gerenciamento