Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Salaire : Mensuel de 2000.0 Euros à 2300.0 Euros - 13eme mois

Dans le cadre du projet Pont du Larivot à Matoury (Guyane), sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, vous intégrez une équipe en charge de la gestion administrative, des achats et du transit du projet. En lien quotidien avec les équipes opérationnelles, les fournisseurs, les transitaires et le contrôle de gestion, vous participez au suivi des approvisionnements et à la bonne circulation des marchandises jusqu'à leur arrivée sur site.

Vos principales missions:

Gestion des achats et des commandes

-Traiter les demandes d'achat émises par les opérationnels pour les fournisseurs hors Guyane, créer les commandes correspondantes dans l'outil Harmony et les transmettre aux fournisseurs.
- Assurer le suivi des commandes depuis leur émission jusqu'à leur livraison sur site en suivant les dates prévisionnelles et réelles de livraison, les modes de transport utilisés ainsi que les dates estimées d'arrivée en Guyane.
- Réaliser les réceptions administratives dans Harmony afin de permettre l'engagement des dépenses.
- Clôturer les commandes après réception des marchandises et facturation des fournisseurs.
- Réaliser les réceptions mensuelles des commandes récurrentes telles que les locations et autres prestations périodiques.

Transit et logistique

- Mettre en place et suivre les transports spécifiques avec les transitaires et les transporteurs express (DHL notamment).
- Organiser les enlèvements auprès des fournisseurs et assurer le suivi des expéditions jusqu'à leur destination finale.
- Assurer une communication régulière et fiable auprès des équipes concernant l'état d'avancement des livraisons.
- Suivre les importations temporaires du projet et préparer en amont les dossiers de réexportation afin de garantir le respect des obligations douanières.
Reporting et contrôle de gestion

- Communiquer de façon hebdomadaire et précise l'état d'avancement des commandes et approvisionnements à travers la mise à jour d'un support PowerPoint de suivi.
- Répondre aux demandes d'engagement de dépenses du contrôle de gestion en créant les commandes nécessaires ou en réalisant les réceptions correspondantes dans Harmony.
Support administratif
- Apporter un soutien ponctuel au service RH sur des besoins administratifs tels que la vérification des pointages, la saisie d'informations administratives et le suivi du registre du personnel.

Profil recherché
De formation Bac+2 en gestion, logistique, transport, commerce international ou administration, vous justifiez idéalement d'une première expérience dans les domaines des achats, de la logistique, du transit ou de la gestion administrative.
Compétences requises
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
- Bon relationnel et sens du service
- Esprit d'équipe et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs
- Autonomie et sens des priorités
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
- Aisance avec les outils informatiques et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels
- Une connaissance des opérations import/export, du transit international et des procédures douanières serait appréciée.