Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



STRUCTURE :
- Nous sommes une association de type LOI 1901, qui fêtera ses 10 années d'existence fin octobre de cette année.
- Nous sommes localisé à Cayenne, pas loin de la Rocade de Zéphir
- L'assistant(e) aura à se déplacer en fonction des lieux d'animation des activités.

POSTE :
- C'est un poste très polyvalent, où il faut être dynamique et rigoureux(se).

MISSION :
- Accueillir les visiteurs (Adhérents, bénéficiaires, prestataires, partenaires, etc.)
- Gérer l'agenda de l'association (Réunions, Préventions, Conférences - Débats.)
- Organiser des évènements internes ou externes (Réunions ponctuelles, ou mensuelles.)
- Gérer la comptabilité (saisie et suivi de données financières, préparation de devis, et factures, .)
- Gérer les fournitures et du matériel de l'association (Boutiques, ordinateurs, flyers .)
- Gérer des appels d'invitations aux évènements, ou relances téléphoniques, ou par mails

SAVOIR FAIRE :
- La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- La connaissance des techniques de secrétariat et des procédures internes
- La connaissance des processus administratifs
- La maitrise d'une ou plusieurs langues de GUYANE est un plus.

SAVOIRS ETRE :
- Le sens du service, pour aider dans leurs tâches les adhérents, ou « bénéficiaires » et se rendre disponible pour eux
- Le sens de la communication, pour communiquer efficacement avec les différents membres de l'association, répondre aux demandes de renseignements des bénéficiaires, prestataires et des partenaires
- Le sens de l'organisation et de la rigueur, pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs
- La capacité à travailler en équipe
- La réactivité et l'adaptabilité, pour s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
- La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions

DIPLOMES ET FORMATIONS :
- Le BTS assistant-manager (Bac +2)
- Le DUT gestion des entreprises et des administrations
- Le Bac Pro Gestion-Administration
- Le Brevet professionnel bureautique (Bac)
- Possibilité de faire l'une de ces formations en alternance