Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2000.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois

L'Information Jeunesse constitue le 1er niveau d'accueil et d'information généraliste en direction
des jeunes guyanais.es de 12 à 30 ans. Ils et elles ont accès, tant au sein du CRIJ (Centre Régional
d'Information Jeunesse) que dans toutes les structures labellisées du réseau régional, à une
information de qualité, actualisée et gratuite, sur tous les sujets affectant leur quotidien : études
et formation, 1er emploi, accès aux droits, santé, logement, loisirs, citoyenneté et volontariat,
mobilité.
Placé(e) sous l'autorité de la Direction, l'assistant.e de direction / administratif.ve assure un rôle
central dans la gestion et l'organisation de la structure. Il/elle contribue au bon fonctionnement
de l'association par un soutien administratif, organisationnel et logistique, tout en participant à
l'accueil et à l'information de premier niveau des publics et partenaires.
Dans ce cadre, l'assistant.e de direction / administratif.ve apporte un appui essentiel à la
Direction et à l'équipe :
1. En assurant la gestion administrative et le suivi organisationnel de la structure,
2. En facilitant la circulation de l'information interne et externe,
3. En contribuant à l'accueil et à l'orientation des publics et partenaires,
4. En intégrant les spécificités et valeurs de l'Information Jeunesse.

MISSIONS PRINCIPALES
- Contribuer au fonctionnement de la vie associative
- Assurer la gestion administrative et l'appui à la direction et à la gouvernance
- Répondre aux besoins internes de la structure Information Jeunesse (IJ)
- Soutenir les activités et le développement du réseau IJ
1. APPUYER LA DIRECTION ET LA GOUVERNANCE
a. Gérer l'agenda, organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
b. Préparer, classer et suivre les dossiers administratifs, financiers et partenariaux.
c. Contribuer à la préparation des documents stratégiques, bilans et rapports d'activité.
2. GÉRER LES TÂCHES ADMINISTRATIVES ET FINANCIÈRES
a. Traiter le courrier entrant et sortant, assurer le classement et l'archivage.
b. Suivre les commandes, devis et factures en lien avec la comptabilité.
c. Participer à la préparation des budgets, bilans financiers et demandes de subventions
(collecte de pièces, tableaux de suivi).
d. Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et échéances.
e. Appuyer la gestion administrative du personnel (plannings, congés, formations).
3. CONTRIBUER À LA VIE ASSOCIATIVE
a. Participer à l'organisation et au suivi des instances (convocations, logistique des
Assemblées Générales, réservation traiteur, préparation de documents).
b. Prendre part aux événements associatifs et à la représentation de la structure (stands,
forums, manifestations).
c. Soutenir la Direction dans le développement et la mise en œuvre du projet associatif.
4. SOUTENIR LES ACTIVITÉS ET LE RÉSEAU IJ
Fonctionnement interne :
a. Appuyer la logistique des événements, ateliers et actions internes.
b. Participer au suivi documentaire (classement, diffusion, mise à jour d'outils partagés).
c. Contribuer à la communication interne (transmission d'informations).
d. Assister aux réunions d'équipe et en rédiger les comptes rendus.
e. Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables, et vérifier la
conformité des livraisons.
Fonctionnement externe :
a. Appuyer la logistique des actions hors les murs et événements du réseau IJ.
b. Contribuer à la communication externe.
c. Assurer le suivi des conditions d'exécution des contrats (commandes clients, factures,
bons de livraison).

PROFIL RECHERCHÉ
Savoir-être
ü Sens de l'organisation, rigueur et priorisation des tâches.
ü Qualités relationnelles, sens de l'accueil et de l'écoute.
ü Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
ü Polyvalence et capacité d'adaptation.
ü Esprit d'équipe et sens du service.
Savoirs
ü Bonne connaissance du fonctionnement associatif.
ü Connaissance du domaine de l'Information Jeunesse et des problématiques de la
jeunesse en Guyane (atout).
ü Connaissance de base en gestion