Agent / Agente d'accueil

Agent / Agente d'accueil

Référence CSP: 2
Missions principales :
 L' assistant(e) - chargé(e) d'accueil de la DGCOPOP (site Montabo) assure la l'accueil physique et téléphonique des usagers afin d'apporter une assistance de niveau 2 sur l'ensemble des domaines d'intervention précités.
Il.elle assure une première impression positive de la direction générale.
Il.elle joue un rôle clé dans la gestion administrative de l'accueil.
Il(elle) est placé(e) sous la responsabilité de la direction de la DGCOPOP

Activités et Responsabilités :
1. Accueil physique :
- Recevoir et orienter les visiteurs (clients, partenaires, prestataires, etc.).
-Fournir les informations nécessaires sur les services,.
- Assurer la sécurité des locaux en contrôlant l'accès des visiteurs (badgeage, gestion des listes de visiteurs, etc.).
- Gérer l'attente des visiteurs de manière professionnelle et accueillante.
 
2. Accueil téléphonique :
-Répondre aux appels entrants de manière courtoise et professionnelle.
-Diriger les appels vers les bons interlocuteurs ou services.
-Prendre des messages et les transmettre à la personne concernée en cas d'absence.

3. Gestion administrative :
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant via les dispositifs informatiiques mis à disposition
- Gérer l'agenda des rendez-vous de la direction et des salles de réunion .
- Rédiger et envoyer des courriers, notes ou documents à la demande de la direction.
- Assurer la saisie sur CHORUS des demandes d'achats et des services faits du BOP 155
- Assurer le remplacement de l'assistante de direction
- Assurer les saisies des actes sur le recueil des actes administratifs de la préfecture

4. Gestion des emails :
- Réceptionner et répondre aux emails entrants ou les rediriger vers les bons services.

5. Gestion des équipements d'accueil :
-S'assurer de la bonne tenue de l'espace d'accueil (propreté, signalétique, matériel disponible).
- Gérer le stock de documents mis à disposition par l'administration

6. Collaboration interne :
- Travailler en étroite collaboration avec les autres services pour assurer un accueil fluide des usagers.
- Communiquer avec les équipes pour coordonner les arrivées d'usagers importants ou la préparation de salles de réunion.

Autres activités :

En cas de nécessité ou pour une opération exceptionnelle, apporter son soutien aux actions conduites par la direction, extérieures à son champ d'intervention principal

Partenaires institutionnels : Préfecture, autres services de la DGCOPOP.

RIFSEEP Groupe 2
NBI : 15 points