Technicien / Technicienne de gestion administrative

Technicien / Technicienne de gestion administrative

Par décret n°2014-851 du 30 juillet 2014, l'université de guyane (UG), précédemment pôle universitaire de l'Université des Antilles et de la guyane, devient établissement public scientifique, culturel et professionnel. Elle a accédé aux responsabilité et comptétences élargies au 1er janvier 2015

L'Université de Guyane est un établissement pluridisciplinaire, son siège est situé à Cayenne sur le campus de Troubiran. Elle comprend un IUT, un INSPE, des départements de formation et de recherche ainsi que des services administratifs.
L'UG accueille environ 4 200 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni, et compte 141 enseignants-chercheurs et enseignants ainsi que 150 personnels BIATSS.

Le gestionnaire administratif / la gestionnaire administrative assure ses missions au sein du Pôle RH-EDT de l'INSPE et est placé(e) sous l'autorité du Directeur et du Responsable administratif et financier de l'INSPE.

Ses missions principales concernent la gestion des EDT (Emplois du temps) et la gestion des services des enseignants (titulaires, contractuels, personnels mis à disposition par le Rectorat, vacataires...).
Il / Elle assure également le suivi des étudiants en matière d'assiduité.
Il / Elle pourra être amené à réalisé des actes administratifs pour le compte du Pôle RH-EDT ou pour un autre pôle à la demande du Directeur ou du Responsable administratif et financier de l'INSPE.

Les activités en lien avec ces missions sont détaillées dans l'encart suivant.

Gestion des EDT (Emplois du temps)
- Assurer en lien avec les responsables de formation la saisie et la gestion des emplois du temps sur l'application Hyperplanning.
Gestion des services des enseignants
- Assurer le suivi des heures prévisionnelles et réalisées de l'ensemble des formateurs de la composante (enseignants-chercheurs, enseignants, vacataires, personnels mis à disposition par le Rectorat) à l'aide de l'application OSE
- Assurer l'accueil et l'information des formateurs
- Accompagner les formateurs dans la gestion de leurs services d'enseignement dans l'application OSE
- Assurer le suivi du recrutement des vacataires et la constitution de leur dossier jusqu'à l'édition du contrat en lien avec le service RH de l'UG
- Gestion et vérification des feuilles d'émargement des formateurs ou des émargements en ligne
- Suivre le paiement des vacataires et des heures complémentaires des autres formateurs
Suivi des étudiants
- Suivi de l'assiduité/absences des étudiants via la vérification des émargements et identification des étudiants décrocheurs.
Réalisation d'actes administratifs
- Saisir et mettre en forme des documents administratifs divers (courriers, mails)
- Réaliser des opérations de reprographie, d'affichage et de saisie
- Tâches administratives diverses en fonction des besoins du service (remise d'attestation de réussite aux étudiants, réception de documents des étudiants, etc.)