Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Mission générale
Assurer l'accueil et le secrétariat courant de la structure.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer le standard
- Informer et orienter le public et les bénéficiaires
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur priorité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- Traitement Postal ou autre du courrier
- Classement et archivages
- Recevoir, traiter et diffuser l'information
- Gestion de l'écran digital et tout autre document de communication
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Assister l'équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités.
- Assurer l'enregistrement et l'actualisation des données des dossiers de l'usager dans le logiciel de gestion des dossiers de l'usagers.
- Participer à l'organisation des déplacements en fonction des besoins
- Planifier les rendez-vous avec les prestataires.
- Prendre contact au besoin avec les services de l'ASE et toutes autres structures en lien avec l'activité en coordination avec la direction.
- Définir les besoins en approvisionnement
- Suivre l'état des stocks de fournitures et matériels, et préparer les commandes
- Participer à des réunions pluridisciplinaires de la structure et saisir les Comptes rendus.
- Gestion des registres: Accueil des usagers et registres des relation avec les usagers.
- Mise en forme des bilans
- Réaliser une veille documentaire (collecte, analyse etc.)