Secrétaire technique

Secrétaire technique

Salaire : Mensuel de 2000.0 Euros à 2500.0 Euros sur 12 mois

La Société Publique Locale (SPL) Maraina a vocation à mener des opérations pour le compte de ses collectivités actionnaires : aménagement, construction et/ou réhabilitation d'équipements publics.
Afin de remplacer un poste vacant, la SPL Maraina recrute un(e) Assistant(e) du pôle technique.

Missions / fonctions :
Rattaché(e) au Pôle Technique et placé(e) sous l'autorité du Directeur du Pôle Technique, l'Assistant(e) assiste le pôle technique afin d'optimiser la gestion administrative des activités du pôle.
L'Assistant(e) assure le secrétariat des Responsables d'opérations ainsi que l'assistance administrative et marchés publics durant toutes les phases de la réalisation des opérations.
Enfin, l'Assistant(e) pourra être amené à effectuer des missions de communication (interne/externe/institutionnels/.) avec de la rédaction et de la publication de contenu.

De façon non exhaustive, l'Assistant(e) du Responsable d'Opérations assume les fonctions suivantes :

Assistance administrative et secrétariat opérationnel
- Assurer le suivi administratif des opérations de construction et d'aménagement ;
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents liés à l'activité du pôle ;
- Assurer la saisie, le traitement et le suivi des courriers entrants et sortants ;
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Assurer l'accueil téléphonique et répondre aux sollicitations des partenaires internes et externes.
- Participer au suivi des relations avec les différents intervenants des opérations (collectivités, entreprises, maîtres d'œuvre, bureaux d'études, architectes, concessionnaires, partenaires institutionnels, etc.) ;
- Participer aux réunions techniques, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions ;
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire des dossiers techniques et administratifs ;
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de bord de suivi des opérations ;
- Assurer la diffusion des informations auprès des personnes concernées.

Suivi des procédures internes et instances
- Participer au suivi des dossiers présentés aux différentes instances de la SPL (Comités technique et d'engagement, Comités de contrôle analogue, .) ;
- Préparer les pièces administratives nécessaires et assurer la transmission des informations.

Suivi administratif et financier
- Assurer le suivi administratif des conventions avec les clients et actionnaires ;
- Participer au suivi des facturations, appels de fonds et vérification des pièces administratives ;
- Assurer le suivi des échéances administratives des opérations.

Appui au service marchés publics
- Assister les gestionnaires marchés dans la préparation et le suivi des procédures de consultation ;
- Participer à l'analyse administrative des candidatures et offres ;
- Instruire les demandes de sous-traitance (DC4) ;
- Assurer le suivi administratif de l'exécution des marchés (notifications des marchés et avenants, actes de sous-traitance, ordres de service, etc.).
Continuité de service
- Assurer une polyvalence avec l'autre assistante du pôle afin de garantir la continuité du service en cas d'absence, congés ou surcharge d'activité.

Expérience confirmée dans le domaine de l'aménagement ou de la construction ainsi que la maîtrise des logiciels bureautiques courants.
La connaissance du code de la commande publique et les règles de la maîtrise d'ouvrage publique (loi MOP) seraient un plus.
De nature autonome, vous savez aller chercher l'information auprès des personnes ressources, informer et alerter votre hiérarchie sur les difficultés rencontrées. Vous savez travailler en transversalité et gérer les relations multiples.

Rigueur, méthode, sens de l'organisation, dynamisme, disponibilité, qualités relationnelles, discrétion, goût du travail en équipe sont des qualités nécessaires à la réussite au poste