Secrétaire de direction

Secrétaire de direction



La SPL TERRITOARTS recherche son/sa Secrétaire de direction pour assister la Direction générale dans les missions administratives quotidiennes.
Collaborateur/trice directe de la Direction, ses missions s'articuleront autour du secrétariat de la direction générale et administrative, incluant les services RH et comptables. Ce poste permet d'assurer l'interface entre la direction générale et l'ensemble des services et établissements de la SPL. Avec un rôle clé dans l'organisation et le suivi administratif, le/la candidat.e devra être en mesure d'intervenir de manière dynamique, principalement sur 3 axes:

1.Support à la direction générale (DG):
-Assistance à la gestion quotidienne des dossiers de la direction
- Gestion agenda et rendez-vous
-Préparation et mise en forme de documents et supports de présentations
-Rédaction des comptes-rendus de réunions et de séances (conseil d'administration , codir, ...)
-Gestion administrative courante (accueil des visiteurs, gestion des appels traitement des courriers, parapheurs, classement et archivage des dossiers,...)
-Gestion des réservations et coordination logistique (Réservation et gestion de salles pour la direction, Organisation et logistique des réunions, déplacements et voyages, )
-Gestion et vérification des équipements bureautiques du service administratif (gestion et commandes des fournitures et matériels de bureau, photocopieur,...)

2.Interface entre la Direction générale, les services et les différents établissements de la structure.
Le.la secrétaire de direction assurera le relai des informations entre les services et permettra la bonne coordination et suivi des informations et actions entre la DG et les services. Un bon relationnel et le sens du travail en équipe sont attendus sur ce poste.

3. Appui administratif aux services RH et Comptable
Les missions administratives citées plus haut s'appliqueront également de manière générale à l'ensemble des service administratifs de la Direction générale.
Plus spécifiquement, le/la candidat.e sera amenée en fonction des besoins:
> à assister le service RH dans le traitement administratif de certains dossiers du personnels (recrutement, formation, gestion du temps de travail et suivi des absences, courriers RH, CSE/IRP...). Posture de confidentialité indispensable.
>à assister le service comptable dans la gestion de dossiers (courriers fournisseurs, clients, bons de commandes, mises en concurrence,...)
>à participer à la collecte de données, production et traitement d'informations s'inscrivant dans la gestion et le pilotage de la structure( tableaux de bords), ainsi que dans le montage des dossiers de financements privés et publics ( mécénat, subventions, Fonds européens)

Ce poste requiert une aptitude au travail en autonomie avec un sens accru de l'organisation.
Une maitrise de CANVA et une aisance en créole réunionnais seraient un plus