Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire

Les missions de l'Assistant(e) affaires générales, instances, communication et production documentaire sont :
- Assurer le secrétariat des affaires générales en lien avec son supérieur hiérarchique et le secrétariat de direction
- Assurer et être en soutien du secrétariat de la gestion des instances, sous-commissions de la CME du CHOR ainsi
que la Commission Médicale du Groupement Hospitalier de Territoire de la Réunion Groupement
- Suivre la gestion des abonnements de l'établissement en lien avec son supérieur hiérarchique
- Organiser le suivi de la production documentaire réalisée par le Secrétariat Général (rédaction, actualisation,
diffusion)
- Assurer la diffusion des contenus Web
- Participer à la coordination et l'organisation d'évènements
- Assister la Responsable Culture et Hôpital dans ses missions.

En tant que secrétaire de direction :
- Réception et traitement des communications téléphoniques et des messages électroniques.
- Centralisation et acheminement des différents types de courriers et documents.
- Organisation et participation aux réunions relatives à la direction générale (CODIR, COPIL, Réunion d'encadrement).
- Suivi et gestion des salles de réunion (commandes de matériels).
En tant que secrétaire des affaires générales en lien avec son supérieur hiérarchique :
- Formalisation et suivi des suites à donner des affaires générales
- Suivi des abonnements
- Gestion de l'agenda et planning ainsi que la prise de rendez-vous du secrétaire général et préparation des dossiers
de réunion
- Participation aux réunions de direction : prise de notes et rédaction des relevés de conclusion
- Production documentaire : Supports de présentation, Note interne
Participation à l'organisation et à la coordination des évènements portés par le Secrétariat Général
Suivi de la production documentaire de la Direction Générale :
- Optimiser l'organisation et la gestion de l'information : production de documents validés et actualisés
- Assurer l'archivage et la mise à jour des documents institutionnels afin de permettre le partage et la fluidité de
l'information
Diffusion de l'information en tant qu'assistante communication :
- S'assurer de la mise à jour et de la diffusion des documents institutionnels validés par la Direction Générale, au sein
de GedeoN, d'Ekip@j Mangement et Direction et les sites des instances
- Assurer la diffusion des contenus : gestion des sites internet, des écrans de télévision en interne, réseaux sociaux
- Etre en soutien dans l'alimentation et la gestion des comptes des différents réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter,
Youtube, etc.)
- Être en veille sur l'actualité locale, nationale et internationale dans le domaine de la Santé et se charger de la revue
de presse chaque jour

Assister le Responsable Culture et Hôpital dans :
- la coordination des activités de la « Cellule Culture et Hôpital »
- l'organisation et le suivi les événementiels et restitutions liés aux projets culturels
- la gestion de la boîte email email
Des qualités de rédaction et de synthèse.
- Suivre avec rigueur les dossiers courants.
- Connaissance sur les techniques et protocoles.
- Maîtrise du Pack Office.
- Planification des réunions.

Savoir-être :
- Discrétion, dynamisme, pragmatisme.
- Capacité d'écoute - disponibilité, sens du service, aisance relationnelle.
- Polyvalence, rigueur, calme et patience.
- Adaptabilité, flexibilité.
- Capacité d'alerte de la hiérarchie.
- Capacité à hiérarchiser les priorités.
- Capacité à travailler en équipe.