Responsable des affaires générales

Responsable des affaires générales



Finalité
Assurer la coordination stratégique, administrative et opérationnelle des affaires générales et des fonctions de cabinet auprès de la Direction Générale du CHU de La Réunion. Le poste vise à garantir une gestion fluide des agendas institutionnels, une organisation efficiente des instances de gouvernance, une qualité élevée des relations institutionnelles, ainsi qu'un accompagnement permanent des prises de décision de la direction, dans un environnement sensible, confidentiel et à fort enjeu politique et stratégique.
Missions principales

- Assurer le pilotage et la coordination du secrétariat de direction générale, en garantissant la fiabilité, la réactivité et la confidentialité du traitement des dossiers ;

- Organiser et sécuriser le fonctionnement des instances stratégiques de gouvernance (Directoire, Conseil de surveillance, Comités de direction, COSTRAT, etc.) : ordre du jour, convocations, préparation des dossiers, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions ;

- Préparer les éléments de communication institutionnelle de la Direction Générale (discours, éléments de langage, réponses aux courriers sensibles) ;

- Organiser les événements à dimension protocolaire ou institutionnelle portés par la Direction Générale, en lien avec les partenaires internes et externes ;

- Assurer l'interface entre la Direction Générale et les directions fonctionnelles, les représentants médicaux, les tutelles (ARS, Ministères), les élus et les autorités de contrôle ;

- Encadrer les équipes administratives placées sous la responsabilité de la Direction Générale et superviser leur activité ;

- Participer à la gestion administrative des directeurs (temps de travail, formations, évaluations, suivi RH) ;

- Gérer les relations avec le Centre National de Gestion (CNG) pour les publications de postes, mouvements statutaires et dossiers individuels
Activités principales

Le/La Responsable des affaires générales et du cabinet de la direction générale assurera, avec l'appui du secrétariat de la Direction Générale :
La gestion des demandes du Directeur Général et de la Secrétaire Générale notamment :
o Rédaction du procès-verbal du conseil de surveillance du CHU ;
o Relecture des procès-verbaux, comptes rendus et des relevés de décisions, pour validation du Directeur Général
o Suivi des décisions et coordination des acteurs internes en vue de la mise en œuvre des CODIR,
La participation aux missions de cabinet et de relations publiques:
o Préparation d'éléments de langage pour les prises de parole publiques du/de la Directeur Général/de la Secrétaire Générale
o Organisation des visites officielles et protocolaires
o Supervision du protocole lors d'évènements officiels organisés au sein du CHU et GHER ;
o Rédaction de synthèse thématiques ;
o Relations avec les partenaires institutionnels.
La gestion administrative de l'équipe de direction:
o Préparation des évaluations ;
o Remontée des souhaits de formation des directeurs à la DRH pour mise en œuvre et suivi
o Gestion du temps de trav
o Gestion des sollicitations internes et externes quotidiennes (e-mails, courriers) ;
o Gestion des agendas du Directeur Général et de la Secrétaire Générale ;
o Gestion des déplacements du ou de la Directeur Général et de la Secrétaire Générale ;
o Management d'équipe et des permanences du secrétariat ;
o Mettre en place des procédures partagées et un tableau de bord de suivi des flux et des priorités.
La préparation et le suivi des instances gérées par la Direction générale du CHU (Directoire, Conseil de surveillance), des réunions de direction et de gouvernance (Comités de direction, Réunions DG - Président de CME, Comité de pilotage Efficience, Réunions DG PCME Doyenne UFR Santé) et des instances du GHT (COSTRAT CTEL CODIR) :
Diplômes (et expérience éventuelle) exigés :
Bac +3 minimum à Bac+5