Responsable des affaires générales

Responsable des affaires générales

Référence CSP: O974251/110000002
Le (la) responsables des affaires générales et des moyens a pour mission de superviser, de planifier et de coordonner les procédures au sein de la Caisse des Écoles.

Activités principales
• Gestion administrative
• Rédiger et transmettre les différents courriers
• Réceptionner et vérifier le courrier la Direction départ/arrivé, ainsi que les navettes des parapheurs
• Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification, et d’évaluation : outils de pilotage, tableaux de bord, retroplanning….
• Assurer l’interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif
• Veiller à l’archivage des fonds documentaires
• Utiliser les logiciels et les progiciels
• Réagir rapidement face à des situations d’urgence et adapter les interventions face aux imprévus
• Maitriser les circuits administratifs interne et externes en collectivités locales
• Assurer le portage et le suivi des projets d’école, classes de découvertes
• Être présent à des réunions projets
• Veiller au respect des procédures existantes
• Vérifier l’organisation logistique d’événements
• Piloter le travail d’interface avec les services municipaux
• gestion des problématique de ressources humaines des Assistants Administratifs aux directions d’écoles

• Instance de la caisse des écoles / assemblée générale
• Préparer, rédiger et suivre les délibérations
• Préparer et organiser la logistique des réunions et des instances
• Assurer la programmation des instances, préparer les dossiers
• Assurer le suivi administratif des décisions des Comités de la Caisse des écoles (actes, arrêtés, délibérations…)
• Appuyer les directions et services dans la rédaction de leurs actes
• Etudier les rapports et les projets de délibération transmis par les services
• Assurer le suivi des questions posées par les membres du Comité de la Caisse des Ecoles
• Rédiger le procès-verbal des séances, les comptes rendus, présentations, diaporamas,… en lien avec les services
• Valider et rédiger les projets dans le logiciel de gestion des actes administratifs
• Alimenter les retroplannings afférents aux instances et réunions
• Recueillir les actes administratifs
• Piloter la signature des actes
• Assurer la transmission et la diffusion des documents (contrôle de légalité, affichage légal…)
• Réaliser le suivi des dossiers et organiser le classement et l’archivage des dossiers