Responsable administratif / Responsable administrative

Responsable administratif / Responsable administrative

Salaire : Horaire de 12.31 Euros - EN TELETRAVAIL

COORDINATEUR(RICE) ADMINISTRATIF(VE) ET OPÉRATIONNEL(LE) EN TELETRAVAIL
Du lundi au vendredi - 35 heures hebdomadaires

Le coordonnateur(trice) administratif(ve) et opérationnel(le) occupe un rôle central dans le fonctionnement quotidien de
l'entreprise. Elle/ Il constitue le point de coordination entre la direction, les agents chargés des états des lieux et les interlocuteurs externes (agences immobilières, propriétaires, locataires et prospects).
Véritable tour de contrôle opérationnelle ,il / elle centralise les informations, organise les interventions, coordonne les équipes sur le terrain, anticipe les difficultés et veille à la fluidité de l'activité. Il/ Elle apporte également un appui administratif et organisationnel direct au directeur.
Missions principales
A. Coordination des agents sur le terrain
Organiser et gérer quotidiennement le planning des agents d'état des lieux.
Affecter les missions selon les disponibilités, les secteurs géographiques et les contraintes horaires.
Optimiser les déplacements et organiser des tournées cohérentes.
Transmettre aux agents les informations et consignes nécessaires à leurs interventions.
Assurer le suivi organisationnel des interventions.
Gérer les modifications, annulations, retards et imprévus.
Être l'interlocutrice/ l'interlocuteur privilégié(e) des agents pour leurs besoins organisationnels.
B. Gestion de la relation client
Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
Assurer les échanges avec les agences immobilières, propriétaires, locataires et prospects.
Programmer, confirmer et modifier les rendez-vous.
Traiter les demandes et effectuer les relances nécessaires.
Gérer les situations délicates avec professionnalisme et diplomatie.
C. Assistance directe à la direction
Apporter un soutien administratif et organisationnel au directeur.
Assurer le suivi de certaines demandes et de certains dossiers.
Centraliser les informations importantes et faire remonter les difficultés.
Alerter la direction sur les urgences et les situations nécessitant une décision.
Faciliter la circulation des informations entre la direction et les collaborateurs.
Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les méthodes de travail.
3. Compétences et qualités indispensables
Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
Autonomie réelle, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives.
Bonne logique géographique et capacité à optimiser les déplacements entre plusieurs rendez-vous.
Réactivité et aptitude à gérer plusieurs demandes simultanément.
Maîtrise du stress et capacité à gérer les situations imprévues.
Bonne expression orale et écrite, aisance téléphonique et relationnelle.
Maîtrise de l'outil informatique, des courriels et des outils bureautiques courants.
Capacité à installer et connecter les équipements informatiques usuels (ordinateur, connexion Internet, imprimante).
Discrétion et respect de la confidentialité.
4. Profil recherché et niveau d'autonomie
Nous recherchons une personne fiable, organisée, dynamique et particulièrement autonome. Elle/ il devra comprendre le fonctionnement global de l'entreprise, anticiper les besoins des collaborateurs et maintenir une organisation fluide au quotidien.
La personne recrutée devra être en mesure de gérer seule les opérations courantes relevant de son poste : organisation du planning, réajustement des rendez-vous, échanges avec les agents et les clients. Elle / il devra également savoir identifier les situations qui nécessitent une validation ou un arbitrage du directeur, et lui transmettre les informations utiles en temps opportun.
Une expérience en secrétariat, gestion administrative, relation client ou coordination de planning serait appréciée. Les candidatures de personnes motivées disposant des aptitudes et du potentiel nécessaires seront également étudiées.