Employé administratif / Employée administrative

Employé administratif / Employée administrative

Salaire : Horaire de 12.02 Euros sur 12 mois

* MISSIONS PRINCIPALES
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, visiteurs et partenaires, et réaliser les tâches administratives nécessaires au fonctionnement quotidien de l'établissement, dans le respect des valeurs du médico-social et du secret professionnel.

A. Accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil chaleureux, professionnel et adapté aux divers publics.
- Orienter les usagers, familles, partenaires et les visiteurs vers les bons interlocuteurs.
- Gérer et filtrer les appels entrants, prendre les messages, programmer des rendez-vous.
- Informer sur les prestations, procédures d'admission, horaires et règles des établissements de l'Association.

B. Gestion administrative :
- Traiter et enregistrer les courriers, mails et documents administratifs, les dispatcher à
la bonne personne ou au bon service.
- Créer, mettre à jour et classer les dossiers
- Participer à la mise à jour des bases de données sur demande
- Rédiger des courriers, attestations et documents divers
- Assurer la tenue des registres et le classement/archivage

C. Organisation et coordination :
- Gérer les agendas (entretiens, consultations, réunions) sur demande
- Assurer la préparation administrative des réunions (convocations, salle, documents)
sur demande
- Faciliter la circulation de l'information

D. Participation à la vie de l'établissement :
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
- Participer aux réunions d'équipe lorsque nécessaire
- Soutenir ponctuellement les services administratifs sur des tâches transversales

* MISSIONS SPECIFIQUES
- Récupérer et déposer le courrier à la messagerie
- Déposer des documents administratifs chez les partenaires
- Organiser des événementiels (pot de départ, pot de convivialité.)

* COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Compétences attendues :

Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (open office, Word, Excel, Outlook)
- Connaissance ou capacité à apprendre un logiciel métier médico-social
- Notions du cadre réglementaire : RGPD, secret professionnel
- Techniques d'accueil et de communication

Compétences relationnelles
- Écoute active, empathie, patience
- Capacité à gérer des situations délicates avec calme et professionnalisme
- Sens du service et du relationnel
- Adaptabilité à divers publics (personnes âgées, en situation de handicap, familles)

Compétences organisationnelles
- Rigueur administrative
- Gestion des priorités et autonomie
- Fiabilité, sens du détail
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Capacité à recevoir des publics variés (usagers, famille, partenaires.)
- Savoir gérer son stress et les situations difficiles
- Adopter une communication claire et adaptée
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Transmission des informations fiables
- Bienveillance
- Patience
- Diplomatie
- Présentation soignée
- Posture professionnelle
- Ponctualité et fiabilité

**BEP ou CAP (à minima) secrétariat exigé. Expérience dans le domaine médico-social exigée.