Employé administratif / Employée administrative

Employé administratif / Employée administrative



Descriptif général du poste
MISSION 1 : Gestion des déplacements et hébergements
Gérer le transport et l'hébergement des activités et évènements du PIROI Center (hôtellerie, billet d'avion, transferts) pour les membres de la PIROI, les partenaires extérieurs et les participants aux ateliers/formations
- Préparer les documents pour la mise en paiement (notes de frais, perdiem, visas, etc.)
- Être en lien avec les équipes PIROI, les intervenants et les participants aux formations pour récupérer les justificatifs des dépenses
- Mettre en place un outil de suivi des missions, en lien avec les opérationnels et les supports
- Travailler sur les règles et obligations à appliquer lors des départs en mission afin de respecter les lignes directrices des bailleurs ainsi que les règles internes CRf
- Travailler en lien étroit avec l'équipe finances pour assurer le suivi des paiements et des avoirs

MISSION 2 : Suivi des contrats administratifs
Suivre les échéances des contrats liés au fonctionnement du PIROI Center, en lien avec le département logistique
- Etre l'interlocuteur principal des prestataires de services liés à l'hébergement, le transport et le fonctionnement du bâtiment
- Mettre à jour de la base de données

MISSION 3 : Exécuter les actes administratifs courants
- Gérer le standard téléphonique et l'accueil du PIROI Center
- Classe et archiver les documents administratifs
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Gérer la base de contacts du PIROI Center
- Gestion des plannings des salles
- Rédiger des courriers et notes de services