Assistant(e) administratif(tive) de projet

Assistant(e) administratif(tive) de projet

Salaire : Mensuel de 2062.0 Euros sur 12.0 mois

Au sein du GRETA Réunion, et placé sous l'autorité hiérarchique de l'ordonnateur du GRETA Réunion, ainsi que sous l'autorité fonctionnelle du Conseiller en Formation Professionnelle, l'assistant ou l'assistante de formation est en charge du suivi administratif et financier des activités de formation, dispositifs ou des projets portés et mis en œuvre par le GRETA Réunion. Il/ elle peut assurer l'accueil en cas de nécessité de service et contribue au bon fonctionnement du GRETA Réunion. La charge de travail peut être plus importante à certaines périodes de l'année. Il est donc nécessaire d'adapter ses horaires aux besoins, en concertation.

1. MISSIONS
Véritable interface auprès des parties prenantes internes ou externes, l'assistant / l'assistante de formation s'assure de la bonne gestion administrative d'un dispositif ou d'un projet dont il ou elle a la charge pendant toute sa durée d'exécution. Ses missions sont réparties selon 4 composantes principales :
1. La relation avec les parties prenantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs liés aux dispositifs ou projets dont il ou elle a la charge
- Faire le suivi des relations avec les organismes partenaires des dispositifs ou des projets selon les conventions associées
- Participer au besoin aux réunions d'information
2. Le suivi administratif :
- Participer à la réponse administrative des commanditaires et/ou clients
- Préparer les éléments administratifs et contractuels nécessaires à l'ouverture d'un dispositif ou d'un projet et vérifier la conformité des documents (convocation, contrats, conventions, livret d'accueil, lettre d'engagement, émargements )
- Renseigner le système d'information pendant les différentes étapes d'exécution du dispositif ou projet en parallèle des outils des prescripteurs et financeurs (bilans initiaux, intermédiaires, de fin de prestation )
- Effectuer, le cas échéant, le suivi de l'assiduité des bénéficiaires et remonter les informations auprès des financeurs selon le cahier des charges ou règlement administratif et financier en vigueur
- Assurer la mise en forme bureautique avancée des documents et tableaux de bords administratifs et/ou pédagogiques du pôle de rattachement
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers selon le respect de conservation légale des documents en suivant la procédure interne
3. Le suivi logistique :
- S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques nécessaires au bon déroulement du dispositif ou du projet (gestion des commandes, réservation de salles )
4. Le suivi financier :
- Assurer le suivi budgétaire en dépenses et recettes des actions ou projets dont il ou elle à la charge et en assurer le reporting auprès du service support
- Prendre en charge la facturation des actions ou des projets dont il ou elle à la charge et transmettre le dossier de facturation (facture + pièces justificatives) conforme au service support
- Traiter les demandes de pièces complémentaires et les rejets

2. PROFIL RECHERCHE
Capacités requises :
- Rigueur et anticipation
- Capacités rédactionnelles
- S'adapter à des tâches diverses
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Déceler urgences et priorités
- Travailler en mode projet
- Avoir une discrétion professionnelle
- Aptitudes à la communication interprofessionnelle et adaptation envers tous publics
- Assurer une relation de qualité dans le respect de la Charte Marianne et du label EDUFORM

Connaissances particulières requises :
- Connaissances des fonctions avancées des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données, et de présentation
- Connaissances des outils numériques métiers
- Connaissances générales en gestion administrative
- Connaissances du système éducatif français et plus particulièrement de la formation professionnelle

Contrat: 5 mois renouvelable