Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



Responsabilités et Activités
- Gestion Administrative Générale :
o Accueil téléphonique et physique (si applicable) : filtrage des appels, gestion du courrier entrant et sortant.
o Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, e-mails, rapports et divers documents administratifs.
o Classement, archivage et numérisation des documents (contrats, factures fournisseurs, documents douaniers, etc.).
o Gestion des fournitures de bureau et du matériel (commandes, suivi des stocks).
o Contrôle des factures intérimaires

- Support Comptable et Financier) :
o Facturation clients et facturation interne
o Création des avoirs
o Saisie des factures des coopérations commerciales
o Transmission des factures client/fournisseurs/ prestataires de services à la comptabilité

- Appui aux Services Internes :
o Saisie des commandes d'achat
o Saisie des dossiers de revient

- Compétences et Qualités Requises
- Expérience : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement PME ou au sein d'une société d'importation.
- Compétences Techniques :
o Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) est indispensable.
o Bonne connaissance des outils de communication (téléphone, e-mail, visioconférence).
o Notions de base en comptabilité générale appréciées.
o La connaissance d'un logiciel ERP ou de gestion serait un plus.

- Qualités Personnelles :
o Rigueur et Organisation : Capacité à gérer de multiples tâches et à respecter les échéances.
o Autonomie et Proactivité : Prise d'initiative et capacité à anticiper les besoins.
o Discrétion et Confidentialité : Traitement des informations sensibles avec professionnalisme.
o Excellentes Capacités Relationnelles et Communicationnelles : Aisance au téléphone, courtoisie, expression écrite et orale irréprochable.
o Sens du Service : Disponibilité et volonté d'apporter un soutien efficace aux équipes.
o Adaptabilité : Capacité à évoluer dans un environnement parfois dynamique.