Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative

Salaire : Mensuel de 1900.00 Euros sur 12.0 mois

ACCUEIL: Accueillir physiquement la clientèle, Tenir / assurer le standard téléphonique, Réceptionner / envoyer des appels, fax & mails, filtrer et diffuser à qui de droit, Prendre des rdv,Donner un premier niveau d'information aux différents interlocuteurs (locataires, propriétaires,prestataires, ...), Identifier toute demande, sélectionner, interpréter et appliquer les conseils & documents appropriés à la situation à traiter, Veiller à la bonne présentation de l'agence
SECRÉTARIAT : Réceptionner / exploiter / transmettre / rédiger toute info & projet de courrier, Assurer le classement et archivage des documents, des dossiers des services, Identifier toute demande, sélectionner documents utiles, interpréter et appliquer à la situation à traiter, Tenir, coordonner et saisir planning d'activités de l'équipe / de réunions, etc , Établir les contacts avec les différents partenaires et contacts extérieurs, soutenir relations commerciales en cours
ADMINISTRATION DE DE BIENS: Enregistrer et Maj les données sur les logiciels adaptés (Word Excel Création & maj fiches prop /
loc sur gercop), Enregistrer, Maj et faire le suivi des congés / des produits immobiliers disponibles au sein de l'agence (location / gestion / vente) Accueillir et orienter les clients sur les types de biens qu'ils souhaitent louer après vérifications des pièces du dossier
Élaborer / Renseigner et Actualiser des tableaux de suivi d'activités du ou des services, Établir / Renouveler les mandats & baux immobiliers / faire signer les documents, Effectuer le suivi administratif et les relances des attestations d'assurance locataire + PNO et /ou tout autre document obligatoire (prop ou loc), Aide le service compta/Gérance pour la Facturation/encaissement & 1eres relances loc/fournisseur et le service technique dans l'enregistrement et suivi de travaux / préparer les demandes d'intervention
Aide le service commercial dans l'accueil clients et la conception / l'élaboration de la pub/affiche ou autre support publicitaire
Assurer l'interface avec les notaires, avocats, huissiers de justice ou tiers sur les dossiers en cours, en liaison avec les hiérarchiques et les commerciaux
PARTICIPER A LA VIE DE L'AGENCE : Ouvrir/fermer l'agence (clés + code alarme) / respecter les horaires et consignes-groupe (pkg), Utiliser les outils bureautiques et informatiques (standard tel, copieur, PC en réseau, ) Encaisser les sommes (espèce ou chèque), Recevoir, mettre en forme, partager, enregistrer les informations reçues, Respecter les consignes d'archivage des données (messagerie / répertoires du serveur informatique / dossiers suspendus) Assurer le maintien en bon fonctionnement des matériels et Gérer le stock des fournitures & consommables Aide ponctuelle et basique du service d'un collègue absent