Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

POSTE ET MISSION
Contribution au pilotage de l'activité et production d'indicateurs :
- Collecter, consolider et fiabiliser les données nécessaires au suivi de l'activité
- Mettre à jour et structurer les tableaux de bord
- Participer à la production des indicateurs et en garantir la cohérence
- Contribuer à l'analyse des données en préparant des synthèses exploitables
- Préparer les supports d'aide à la décision à destination de l'encadrement

Organisation des instances et réunions :
- Assurer la préparation logistique : convocations, réservation de salle, diffusion des documents
- Structurer les ordres du jour en lien avec les pilotes
- Rédiger des comptes rendus clairs, structurés et exploitables
- Assurer le suivi des décisions et la diffusion des informations

Gestion documentaire et production de supports :
- Mettre en forme, structurer et harmoniser les documents internes (protocoles, procédures, notes)
- Assurer la mise à jour des documents en lien avec les référents métiers
- Garantir la cohérence et l'accessibilité de la documentation
- Produire des supports de présentation (PowerPoint, synthèses, tableaux d'aide à la décision, .)
- Veiller au respect des règles de gestion documentaire (versioning, diffusion)

Appui à la gestion RH du pôle médicale :
- Gérer et mettre à jour la CVthèque des médecins
- Organiser et suivre les plannings (congés, astreintes)
- Coordonner les contacts avec les médecins remplaçants (prise de contact, disponibilité)
- Assurer l'interface avec le service RH pour la mise en place des contrats
- Participer à l'organisation de l'intégration des nouveaux médecins (planning, coordination des acteurs)

COMPETENCES ATTENDUES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, Word, PowerPoint)
- Connaissance du fonctionnement des établissements de santé (organisation, acteurs, contraintes réglementaires)
- Sensibilité aux enjeux qualité, sécurité et amélioration continue
- Capacité à structurer, analyser et synthétiser des données
- Excellentes capacités rédactionnelles (comptes rendus, notes, supports)
- Capacité à organiser et prioriser les tâches dans un environnement multitâches
- Rigueur dans le suivi et la traçabilité des actions
- Sens du service et posture professionnelle adaptée à des interlocuteurs variés (direction, médecins, soignants)
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Autonomie tout en sachant rendre compte

PROFIL :
- Formation Bac +2 minimum (type BTS Support à l'action managériale ou équivalent)
- Expérience professionnelle minimum de 2 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement multi-interlocuteurs
- La connaissance du secteur sanitaire est indispensable