Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: O974251/208000023
Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la Directrice du Développement Culturel et Sportif. L’assistant de direction collaborera étroitement avec la DDCS et l’assistante de direction en poste pour faciliter la mise en œuvre des missions de la DDCS.

1/ Missions exercées en binôme avec l’assistante de direction en poste :
• L’organisation de la vie professionnelle de la Directrice du Développement Culturel et Sportif
o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve.
• L’organisation et la planification des réunions :
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Développement Culturel et Sportif.
• La gestion de l’information, le classement et l’archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l’information ;
o Trier, classer et archiver des documents.
2/ Les missions spécifiques :
• La rédaction de compte rendus des réunions :
o Prendre des notes lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus.
• La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
o Saisir des documents de forme et de contenus divers (tableaux de bord, rétroplanning…) ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva, Xmind …).
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative :
o Mettre en place des procédures/process ;
o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DDCS ;
• Le suivi des projets et activités de la Direction Développement Culturel et Sportif en lien étroit avec le responsable administratif et financier :
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DDCS ;
o Assurer le suivi des rapports via l’outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.