Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Gérer l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, leurs déplacements, les demandes d'audience, assurer le filtrage des interlocuteurs du préfet et du directeur de cabinet.
S'assurer que le préfet et le directeur de cabinet ont pour chaque rendez-vous un dossier complet, et un itinéraire défini avec le responsable du pôle chauffeur.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des rendez-vous du préfet et du directeur de cabinet.
Rédiger des courriers relevant des affaires réservées, traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
S'assurer de la fluidité du circuit des parapheurs.
Gérer les aspects protocolaires concernant certaines réceptions/repas (invitations, plans de table).
Monter ponctuellement des réunions pour le préfet et le directeur de cabinet.


Votre environnement professionnel

Activités du service :
Le cabinet est constitué des entités suivantes : le bureau de la représentation de l'Etat, le service chauffeurs, l'intendance de l'hôtel de la préfecture, la direction des sécurités, l'état-major de zone et du service de communication interministériel. Un secrétaire particulier est mutualisé entre le préfet et le directeur de cabinet, il est composé de trois assistants : deux de catégorie C et un responsable de secrétariat de catégorie B.


Composition et effectifs du service :
Une cinquantaine d'agents.



Liaisons hiérarchiques :
Le préfet, le directeur de cabinet


Liaisons fonctionnelles :
Les services de la préfectures et des sous-préfectures, les services de l'Etat dont la justice, les collectivités territoriales


Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type

Assistant de direction / ADM005A