Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: O974260/106000267
L'assistant(e) de direction organise et gère l’emploi du temps du directeur, assure l’accueil, la réception et l’orientation des correspondants dans la Direction aussi bien physique que téléphonique. Elle apporte un appui à la Direction ou aux Responsables en termes d’organisation, de gestion, suivi administratif ou comptable, de classement, d’archivage et de gestion du service.
Elle participe au développement des dossiers confiés par les responsables.

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public sur les différents services de la Direction
• Orienter les appels téléphoniques vers les services et le cas échéant prendre des messages.
• Organiser et gérer l’emploi du temps du directeur
• Assurer l’enregistrement des courriers arrivés que des courriers envoyés
• Procéder à la répartition des courriers dans les différents services
• Rédiger et mettre en forme les courriers administratifs de la Direction
• Gérer les parapheurs : mettre à la signature, réaliser les corrections, le suivi et les envois
• Saisir les différents rapports, comptes rendus des réunions de la Direction
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la Direction
• Procéder à l’affichage des notes de service
• Assurer le suivi des factures, le classement dans les dossiers de la Direction ainsi que la transmission à la Direction des Finances
• Enregistrer les demandes de congés, les faire valider par la Direction
• Réceptionner les arrêts de travail, et les transmettre au service RH
• Délivrer les tickets restaurant ainsi que les fiches de paie à l’ensemble des agents de la Direction
• Rédiger les pré-engagements, les transmettre à la Direction des Finances, suivre les bons de commande et la facturation
• Saisir les lettres de consultation
• Mettre en forme les documents techniques remis par les responsables et participer à la composition des dossiers
• Photocopier, scanner et réaliser l’archivage de l’intégralité des dossiers
• Réaliser les ordres de services de démarrage des prestations
• Contrôler les dossiers techniques, en assurer la diffusion et les mettre en signature
• Assister la Direction lors de la passation de marchés publics
• Assister la Direction dans la gestion du patrimoine de la Collectivité, en relation interne et avec les prestataires