Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Accueil (physique et téléphonique) :
- Accueillir, orienter et renseigner les clients/visiteurs.
- Présenter, informer et conseiller sur les prestations d'assainissement (selon consignes internes).
- Gérer le standard : filtrer, transférer, prendre les messages, assurer le suivi.
- Maintenir l'espace accueil : ordre, documentation, affichage.

Qualification des demandes (appels / emails) :
- Réceptionner les demandes Particuliers / Professionnels.
- Qualifier : type de prestation (vidange fosse, bac à graisse, pompage, curage, inspection.), urgence, accès (codes, stationnement), contraintes (horaires, autorisations).
- Créer/mettre à jour fiches clients et sites d'intervention (adresse, contacts, consignes d'accès, infos HSE si nécessaires).

Devis, commandes & suivi client :
- Établir et envoyer les devis selon la grille tarifaire.
- Relancer les devis, suivre les accords et valider la complétude des dossiers.
- Gérer les bons de commande (clients pros) et la conformité administrative.

Planification & coordination exploitation :
- Planifier les interventions (tournées, urgences, délais contractuels/réglementaires).
- Coordonner les plannings avec chauffeurs opérateurs/techniciens (disponibilités, durée, matériel).
- Transmettre les informations clés : accès, consignes, documents, contacts sur site.

Facturation & clôture des dossiers (Sage) :
- Contrôler les rapports d'intervention / bons signés (prestations, quantités, temps).
- Émettre factures et avoirs conformément aux procédures, dans Sage.
- Traiter les litiges simples et assurer le suivi jusqu'à résolution.
- Archiver et mettre à jour les dossiers (devis, BC, rapports, photos si besoin).

Gestion administrative polyvalente + caisse :
- Rédiger et mettre en forme documents (courriers, notes, tableaux, CR).
- Classer/archiver (papier et numérique) avec confidentialité.
- Appui RH/Comptabilité : pointage du personnel (selon procédure).
- Réaliser les encaissements (CB, espèces, chèques) et la clôture de caisse en fin de journée : comptabilisation des recettes, édition/contrôle des justificatifs, transmission des éléments à la comptabilité (selon circuit interne).

Logistique / services généraux :
- Réception/expédition courrier-colis : enregistrement, traçabilité, distribution.
- Coordination transporteurs (enlèvements/livraisons).
- Chargement de marchandises à l'aide d'un élévateur (selon habilitation).
- Gestion des stocks (fournitures, consommables, EPI) : inventaires, réassort, commandes.

Reporting / suivi :
- Tenir à jour tableaux de bord : interventions planifiées/réalisées, suivi CA, impayés transmis à la comptabilité, retours etc.

Compétences recherchées :
- Compétences relationnelles : sens du service, écoute, gestion de l'urgence, communication claire.
- Organisation : priorisation, rigueur, suivi multidossiers.
- Compétences administratives : traçabilité, conformité, archivage.

Formation requise : Formation : Bac à Bac+2 (assistanat/gestion/administratif) apprécié.

Expérience requise : 1-3 ans sur poste similaire (accueil + administratif + relation client). Expérience en planification/exploitation = atout