Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Salaire : Mensuel de 2051.00 Euros à 2308.00 Euros sur 12 mois

Rattaché(e) au service de l'Administration, vous aurez pour missions :

ADMINISTRATION GENERALE :
Réception courrier postal
Accueil téléphonique et physique - orientation et filtrage
Organiser les rendez-vous, les déplacements, le planning de la direction
Suivi des sinistres avec les assurances (véhicule, bâtiment, marchandise transportée..)
Gestion des clés mécaniques
Gestion des badges
Tenues entreprise
Goodies, cartes de visite
Organiser et préparer les réunions
Montage des dossiers de subvention
SECURITE :
Création / MAJ des documents uniques
Création / MAJ des plans de prévention
Suivi de l'application du protocole de sécurité
Tenue des registres et affichages obligatoires
Veille pour être en règle
Formation sécurité (s'assurer que le personnel soit formé, recherche de financement et suivi recyclage)
PARC AUTO ET ENGIN
Tenue du tableau excel (entretiens, contrats, etc.)
Prise des rendez-vous (révisions, contrôle technique)
Suivi des échéances de loyer
Rédaction du courrier de transmission du véhicule
Etat des lieux des véhicules
FRAIS GENERAUX
Sourcing et négociation
Suivi des contrats (renouvellement, point comptable, utilité.)
Gestion des devis hors contrat
Suivi des prestations
Validation et saisie des factures
Gestion des réclamations
Gestion des relances prestataires
Suivi des échéances et négociation
COMMUNICATION
Création de visuels
Gestion des écrans dynamiques
Gestion du Community management (proposition de sujet, validation des posts)
Gestion des newsletters (création et diffusion)
Gestion d'autres canaux au besoin (radio, télé, magasine.)
INFORMATIQUE :
Gestion du parc informatique
Administration 1er niveau (logiciel SAP, office 365, serveur)
Gestion des contrats prestataires (infogérance, site internet, sauvegarde.)
GESTION DU BATIMENT
Suivi des échéances de loyer et gestion des impayés
Correspondances et réponses aux demandes des locataires
Conciergerie
Syndic de copropriété (mise en place, tenue des registres réglementaires et suivi)
GESTION DES COMMISSIONS
Suivi et facturation
GESTION DES PROCEDURES :
Traitement et diffusion pour toute l'entreprise
PLANNIFICATIONS DES EVENEMENTS CLES DE L'ENTREPRISE
Tenue d'agenda général (calendrier outlook) de toutes les dates anniversaires
Aviser la direction des dates d'obligations réglementaires

Les qualités requises pour ce poste :
- Bonne expression orale
- Excellente expression écrite
- Rigueur / organisation
- Discrétion
- Etre très conscienci(euse) - conscienc(ieux)
- Autonomie / Prise d'initiatives
- Recherche de l'information / Capacité à obtenir des informations par soi-même
- Apprentissage rapide (environnement en constante évolution, il faut savoir apprendre et s'adapter rapidement)