Secrétaire de direction

Secrétaire de direction

Salaire : Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois

Nous recherchons notre Secrétaire de Direction pour notre société agricole pour effectuer les missions suivantes :

1- SECRETARIAT DE LA SOCIETE
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Revoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Dispatcher le courrier reçu,
- Expédier le courrier départ,
- Gérer le matériel, classer et archiver les documents
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise
o Assurer la gestion des commandes de fournitures


2- SECRETARIAT DE LA DIRECTRICE GENERALE

- Gérer les rendez-vous
- Gérer les agendas (ateliers, réunions et évènements)
- Mettre en forme des documents : études, textes et tableaux
o Saisit des tableaux statistiques et des fiches documentaires
o Assurer le secrétariat des différents services
- Participer à l'élaboration de nouveaux outils de travail (bases de données, formulaires...)
- Planifier et organiser des réunions et des évènements :
o rédiger les comptes rendus,
o suivre les relevés de décisions et d'actions,
o préparer les supports, assurer la logistique
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
- Gérer l'information (contacts de la direction générale, bases de données, listes de diffusion, documentation ) et en faciliter l'accès,
- Réaliser la gestion administrative des contrats avec les différents partenaires de l'entreprise (prestataires, etc) et suivre l'exécution des conditions du contrat,

- Gestion et suivi de dossiers :
o Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage,
o concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi,
o Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur général (notes, synthèses, préparation des actes administratifs ),

- Communication interne et externe :
o Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...).

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
o Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations ), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser,
o Réalisation de mailing,
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

- Déplacements professionnels
o Effectuer les déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction Générale

Compétences requises :
- Traitement expert de données informatisées
- Maîtrise des méthodes de suivi administratif et financier
- Bonne connaissance des données techniques et économiques agricoles
- Bonne qualité relationnelle
- Bonne compétence rédactionnelle
- A l'aise avec Microsoft office ( word, excel, et powerpoint)