Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: 2
Raisons d'être du poste

- assurer le secrétariat et la gestion administrative du pôle BNP et de l?unité littoral ;

- participer à l'instruction des dossiers d'autorisation traités par les pôles BNP et UL ;

- contribuer au fonctionnement du service en lien avec les 2 autres assistantes ;

Enjeux principaux du poste

- mettre en forme les documents dans le cadre de la charte Marianne ;

- appuyer les chargés de mission et assister les responsables de pôle/unité dans la mise en oeuvre des politiques portés par les deux pôles ;

Secrétariat et gestion administrative

- assurer la gestion des réponses aux courriers d'usagers ;

- veiller à l?homogénéité des documents produits et au respect de la charte Marianne pour l'ensemble des écrits du pôle et de l'unité ;

- tenir à jour les tableaux de bord du pôle et de l?unité ;

- alimenter le serveur du pôle par les courriers, rapports, documents envoyés et reçus ;

- prendre les messages téléphoniques reçus et en aviser les agents du pôle ;

- assurer l'intérim éventuel des assistantes du service ;

- organiser les réunions de travail

-     assurer la gestion des fournitures, réservations de voitures, frais de déplacement, enregistrement des décisions au RAA, suivi des parapheurs ;

- assurer l'archivage

Instruction administrative des dossiers d'autorisation ou de dérogation

- contrôler et vérifier la complétude des dossiers en terme de complétude ;

- suivi de l'instruction des dossiers et du respect des délais, relance des pétitionnaires ;