Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la responsabilité de de la Direction du groupe J.P.G, en votre qualité d'Assistant(e) Polyvalent(e), vous serez chargé.e d'accueil physique et téléphonique et aurez à accompli toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du groupe. Interface privilégiée entre les clients internes et externes, vous êtes garant de la bonne traçabilité de l'information. Vous assurez des missions classiques de secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier au départ et à l'arrivée, tenue et classement de dossiers.

Vos principales missions sont les suivantes :

Sur le plan administratif :
Représenter l'image de l'entreprise auprès des différents interlocuteurs ;
Accueillir physiquement ou par téléphone, renseigner et orienter les interlocuteurs extérieurs ;
Identifier les demandes et effectuer le filtrage des appels ;
Gérer administrativement le standard téléphonique (mettre à jour la liste téléphonique, la diffuser, transmettre les informations aux collaborateurs) ;
Effectuer la gestion et la répartition des mails ;
Gérer, traiter et suivre le courrier en réception (ouverture, tri, et diffusion) et en émission (affranchissement, expédition des courriers et colis) ;
Contrôler la facturation des prestataires liés à l'expédition ;
Rédaction des courriers, comptes rendus et divers écrits professionnels ;
Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
Classer, trier et archiver ;
Participer à l'élaboration des dossiers administratifs
Traiter la facturation, les règlements et la saisie comptable;
Effectuer un suivi/Reporting de l'activité de son service au travers de tableaux de bord;
Vous pilotez l'ensemble du Process de facturation (clients, interne/intra-groupe, fournisseurs) ;
Vous gérez les réclamations de nos clients ;
Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique et de la gestion de la boite mail générique du groupe, Reporting clients,
Tâches administratives diverses : classement, scan de documents, copie des factures ;