Secrétaire

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Alternance :

L'Université de Guyane est composée de l'IUT, de l'ESPE, de départements de formations et de recherche et de services. C'est un établissement pluridisciplinaire dont le siège est situé à Cayenne, sur le campus de Troubiran. Avec un effectif de 141 enseignants chercheurs et enseignants et de 150 emplois de BIATSS, elle compte environ 4 000 étudiants répartis sur les sites de Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni.

La secrétaire pédagogique a pour mission d'assurer la gestion administrative des alternants et de réaliser toutes les tâches administratives qui lui sont confiées par la direction ou le supérieur hiérarchique direct.

Dans un contexte d'évolution rapide de la législation relative à l'alternance, la présente fiche de poste peut être soumise à des mises à jour ponctuelles.

Les missions :
- Accueillir, informer et orienter les divers publics de la formation continue ;
- Identifier l'interlocuteur et sa demande, l'orienter de façon adéquate (alternant, entreprise, acteur de la formation continue) ;
- Accueillir les usagers et spécifiquement les alternants, les informer et leur proposer une orientation conforme à leur projet de formation (questionnaire de pré-orientation) ;
- Accueillir et orienter de façon adéquate les alternants empêchés : en situation de handicap, ou qui ne sont pas en mesure de suivre les cours en présentiel (alternant en milieu carcéral, problèmes de santé, etc.) ;
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la DFPU ;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative, et peut-être financière ;
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser ;
- Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ;
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité ;
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
- Enregistrer et classer et archiver des documents.

Assurer l'inscription et le suivi administratif des alternants :
- Mise à jour régulièrement le « Livret de l'Alternance électronique (carnet de liaison entre le CFA, l'entreprise et l'alternant)
- Réalisation des opérations de gestion courantes des dossiers administratifs
- Suivi mensuel des effectifs
- Vérification des contrats et des conventions
- Contrôle des plannings de formation en collaboration avec les composantes
- Émission des attestations d'assiduité des alternants et transmission aux entreprises d'accueil
- Suivi de l'alternant sur APOGEE depuis la saisie des notes jusqu'à l'attestation de réussite du diplôme
- Établissement des certificats de réalisation
- Édition et remise des cartes étudiant
- Contrôler les heures d'enseignement réalisées en alternance
- Contribuer à la réalisation des enquêtes ministérielles et régionales
- Contribuer à la gestion des bases de données et des tableaux de bord
- Participer à l'évènementiel
- Remplissage des enquêtes et autres remontées
- Traiter les réclamations des alternants : Enregistrement des réclamations, accusé de réception, traitement, enregistrement de la suite donnée et tenir un tableau de suivi des réclamations.

Envoyer lettre de motivation, CV, diplôme (obligatoire pour candidater) exclusivement par voie électronique à :
Monsieur le Président de l'Université de Guyane
Direction des Ressources Humaines et des Moyens
email
Date limite d'envoi des candidatures : 30 juin 2025