Secrétaire comptable

Secrétaire comptable



Nous recherchons un(e) Secrétaire Comptable (H/F) compétent(e) pour rejoindre notre équipe, au sein d'un Centre d'Accueil d'Urgence En tant que Secrétaire Comptable, vous serez chargé de la gestion administrative des données des usagers, du suivi comptable et de la gestion de la paie établissement.

Description de l'entreprise
Le Centre d'accueil d'urgence de Cayenne aura pour vocation d'offrir une solution temporaire de mise à l'abri immédiate aux personnes demandeuses d'asiles, sans-abri ou brutalement confrontées à une absence de logements.

Description du poste

1. Gestion administrative générale :
*Assurer le suivi administratif du dossier de l'usager
*Préparer, classer et archiver les dossiers des usagers tous les documents propres à son activité.
*Participer à la préparation et/ou à l'élaboration de documents pour les réunions.
*Transmettre les demandes pour les changements au niveau du contrat de travail
*Assurer la gestion des fournitures de bureau.

2. Gestion de la comptabilité établissement
*Assurer la tenue de la comptabilité dans le respect des procédures et de la règlementation
*Gestion de la subvention du Fonds Social Européen : suivi du budget, facturation, contrôle des pièces du dossier, saisie des indicateurs
*Passer les écritures comptables
*Exécuter des ordres de virements,
*Participer à l'élaboration des comptes annuels (du bilan pour le siège, du budget prévisionnel et du compte administratif pour l'autorité de tarification et de contrôle)
*Participer à l'élaboration du budget de l'établissement
*Assurer et contrôler le suivi et la réalisation du budget de l'établissement
*Participer et réaliser tous les travaux d'enregistrement, d'imputation, de rapprochement en comptabilité générale et/ou usagers, et/ou fournisseurs, et/ou analytique, ainsi qu'à des travaux de gestion
*Respecter les normes fiscales et légales qui régissent la comptabilité
*Rendre compte au Directeur de l'établissement de toutes les anomalies constatées

3. Gestion de la paie :
*Assurer la saisie des variables de paie ainsi que la remontée de ces informations auprès du siège et du prestataire en charge d'établir la paie
*Remonter les informations relatives à la DSN
*Assurer le suivi des obligations légales et conventionnelles liées à la gestion des contrats de travail et se soumettre au contrôle du Siège
*Travailler avec le cabinet d'expertise comptable pour l'établissement des payes

4. Réception des visiteurs
*Accueillir les visiteurs et identifier leur demande
*Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes mises à la disposition des visiteurs

5. Gestion des appels
*Réceptionner et transmettre les communications téléphoniques vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages
*Filtrer et répondre aux appels téléphoniques importants

6. Gestion des courriers
*Enregistrer le courrier, le trier et le distribuer
*Préparer et affranchir le courrier au départ
*Rédiger, mettre en forme les courriers

7. Gestion des plannings et organisation d'évènements
*Tenir l'agenda (réunions, conférences téléphoniques) prendre les rendez-vous, et gérer le planning de la direction
*Prendre en charge toute l'organisation matérielle (réservations, achats de billets de transport, location en voiture, préparation de documents, )
*Assister le directeur en gérant leurs rendez-vous en liaison avec les personnes concernées.
*Préparer et organiser les réunions (convocations, réservation de salles, préparation des dossiers,..)

8. Gestion du parc automobile
*Planifier et gérer l'utilisation du parc
*Veiller à l'utilisation responsable du véhicule (contrôle des données kilométriques, plages horaires )
*Remettre et récupérer les clés des véhicules utilisés
*Gérer les amendes et les permis

9. Outils informatiques
Maitriser les logiciels Word Excel et les autres logiciels informatiques en utilisation dans l'établissement.