Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Secrétaire administratif / Secrétaire administrative



Le secrétaire administratif et scientifique est placé sous l'autorité de la Directrice du laboratoire MINEA pour les activités liées au laboratoire, et sous l'autorité du Directeur et du Responsable administratif de l'INSPE pour les activités liées à l'INSPE.

Activités au sein du laboratoire MINEA (50% du service)
- Contribuer à la coordination de l'ensemble des moyens matériels et logistiques mis à disposition en apportant un appui technique et administratif aux porteurs des projets collectifs ou individuels ;
- Contribuer au suivi administratif du laboratoire et des réunions de ses instances (Conseil de laboratoire et assemblée générale) ;
- Contribuer au suivi administratif des doctorants en lien avec l'Ecole Doctorale de l'UG ;
- Contribuer au suivi administratif du plan de formation des chercheurs de MINEA en lien avec la DRHM de l'UG ;
- Contribuer à la veille technologique sur les appels à projets et bourses de recherche adaptés aux profils des doctorants rattachés à MINEA ;
- Assurer l'organisation logistique des journées d'études, de manifestations scientifiques ou d'opération événementielles ;
- Contribuer à l'alimentation des pages Intranet et Internet du laboratoire.

Activités au sein de l'INSPE (50% du service)
- Assurer l'assistance de direction du directeur, des deux directeurs adjoints et du responsable administratif et financier ;
- Assurer l'édition et le suivi de conventions de stage en lien avec les responsables pédagogiques et la scolarité ;
- Apporter un appui technique lors des pics d'activité de la scolarité (inscriptions, examens et jurys) ;
- Assurer la communication interne (personnels) et externe de l'INSPE (public, partenaires) ;
- Assurer l'alimentation et l'actualisation du site web de l'INSPE en lien avec la Direction de l'INSPE ;
- Contribuer au développement d'études statistiques (résultats, profils, insertion).

Conditions particulières d'exercice :
- 37h30 hebdomadaires
- La répartition du service peut évoluer d'une semaine à l'autre en fonction de l'activité des deux structures (ex : organisation logistique d'un colloque)
- Prévoir quelques déplacements sur le territoire

Compétences :
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Techniques de communication
- Outils de gestion et de communication informatique
- Connaissance générale en gestion financière
- Classement et archivage
- Saisie et mise en forme des documents administratifs divers (courriers, messages, etc.)
- Opérations de reprographie, d'affichage
- Collecte des informations auprès des formateurs ou des usagers
- Maîtrise d'une langue étrangère appréciée (anglais, portugais, espagnol)

Outils spécifiques à l'activité :
- Outils bureautiques (word, excel), gestion de site web (alimenter un site web en informations)

Savoir-faire et savoir-être :
- Expression écrite et orale ;
- Capacité rédactionnelle (orthographe) ;
- Autonomie et sens de l'initiative
- Réceptionner et transmettre des appels téléphoniques
- Organiser le travail en gérant les priorités
- Traiter des dossiers, en assurer le suivi et respecter la confidentialité
- Capacités d'adaptation ;
- Capacités relationnelles ;
- Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail.