Responsable administratif(tive) et financier(ère)

Responsable administratif(tive) et financier(ère)

Poste clé de la structure, le ou la responsable administratif et financier est placé(e) sous l'autorité du Directeur. Il/Elle coordonne l'ensemble de la gestion administrative de l'office, définit et améliore les procédures administratives et comptables, élabore les tableaux de bord et conseille la Direction.
Missions principales:
Assurer le secrétariat du Directeur, la gestion de son agenda et la préparation des réunions et déplacements (Directeur, agents, élus, partenaires) ;
Apporter un soutien administratif et logistique aux instances de gouvernance, notamment le Comité de Direction (convocations, dossiers de séance, procès-verbaux) ;
Rédiger les rapports, comptes rendus et le rapport annuel d'activités ;
Assurer la réception et l'expédition du courrier, le classement et l'archivage des dossiers de la Direction ;
Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et la logistique des recrutements et des formations ;
Suivre les dossiers confiés par le Directeur : demandes de subvention, conventions de partenariat, travaux d'aménagement, classement de l'OTOG en catégorie II.
Gestion financière et comptable
Participer à la préparation du budget auprès de la Direction et du Comité de Direction ;
Établir les bons de commande, assurer la saisie et le classement des factures ;
Assurer le suivi de la comptabilité analytique et de la régie d'avances et de recettes ;
Produire un reporting comptable hebdomadaire et mensuel et tenir à jour les tableaux de bord de suivi d'activité.
Accueil et gestion des locaux
Accueillir et conseiller les visiteurs, physiquement et à distance, y compris les jours fériés et lors des astreintes du dimanche ;
Gérer les espaces d'accueil, les locaux et les espaces verts.