Chargé / Chargée du service administratif et financier

Chargé / Chargée du service administratif et financier



LES MISSIONS
Sous l'autorité du Directeur Guyane H/F, le Coordinateur Administratif H/F définit, planifie et pilote les ressources des activités administratives liées à la Direction Guyane et ses membres du Comité de Direction.

PILOTER L'ANTENNE ADMINISTRATIVE LOCALE
- assurer l'interface administrative du Directeur Guyane et des membres du Comité de Direction
- piloter l'accueil du Siège local
- optimiser la gestion documentaire
- coordonner les interfaces avec les différents services
- anticiper les besoins de la Direction
- superviser la Communication en lien avec l'Assistant Administratif H/F et le département Communication
- être le référent local de toutes les actions liées à la visibilité de Voltalia : inaugurations, affichages publicitaires, création de contenu ou tout autre événement lié aux activités et actualités du périmètre
- supporter le département Ressources Humaines dans la mise en place d'actions liées à la Marque Employeur

PILOTER LA GESTION DES ENGAGEMENTS INTER BUSINESS LINE
- être le référent de la formation et de la bonne utilisation de l'outil "ERP" en Guyane
- veiller à la bonne gestion de la facturation avec la comptabilité fournisseurs
- mobiliser les différents acteurs du processus de facturation pour assurer un bon fonctionnement
- établir les commandes d'achat "Construction" et achats intragroupe toutes Business Line
- suivre et contrôler les factures en ligne avec le contrôle de gestion local
- traiter et suivre les contrats "interco" dans l'outil "ERP"
- participer aux différentes clôtures

OPTIMISER LA GESTION ET L'UTILISATION DES INFRASTRUCTURES
- anticiper et structurer les interventions d'installation, aménagement, maintenance et surveillance
- superviser les déménagements, aménagements des bureaux et open space
- superviser l'organisation des différents événements de la Direction
- participer à l'élaboration des budgets du Siège local
- coordonner la gestion de la flotte automobile en optimisant les coûts

MANAGEMENT
- développer les compétences de ses collaborateurs (sensibilisation/formation - entretien individuel - besoin de formation)
- animer l'activité des collaborateurs en fonction des compétences, de la charge de travail et des délais
- diffuser l'information et animer l'équipe
- répartir la charge de travail au sein de son périmètre de responsabilité tout en veillant à l'équité
- collecter des informations nécessaires aux reportings
- faire remonter à sa hiérarchie les points de vigilance impactant les objectifs fixés