Assistant médical / Assistante médicale

Assistant médical / Assistante médicale

Le Centre Hospitalier de Kourou recrute un Coordonnateur des secrétaires médicales :

Définition du poste
- Au sein des services d'activités cliniques et médicotechnique, planifier, organiser et piloter les activités de secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies
- Encadrement d'équipes de secrétaires médicales et d'adjoints administratifs de secteurs et de spécialités médicales et médicotechniques différentes, personnels titulaire, stagiaire ou contractuel. Chaque collaboratrice a une fiche de poste spécifique concernant certaines missions, en fonction de son affectation
- La conduite des projets institutionnels en lien avec les secrétaires médicaux

Référence(s)
Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale

Missions générales

Management des ressources humaines

- Adapter les effectifs (identification des besoins et réalisation des maquettes organisationnelles) et gérer l'absentéisme pour assurer la continuité d'activité du service)
- Participer à la mise à jour des états et renouvellement des contrats
- Sélectionner des candidats après entretien en collaboration avec le service des Ressources Humaines
- Elaborer des plannings de consultation
- Valider les congés
- Rédiger les fiches métier et activités des secrétaires médicaux
- Evaluer les compétences des professionnels et des besoins en formation
- Superviser la gestion des stagiaires
- Organiser les réunions
- Gérer les conflits

Management des ressources matérielles

- Gérer le plan d'équipement annuel des secrétariats médicaux
- Piloter la bonne utilisation des outils SI
- Commander des cartes CPE au recrutement en collaboration avec le service informatique
- Gérer les ouvertures de sessions

Management de la qualité

- Participer à l'évaluation de la satisfaction des usagers et des partenaires internes et externes (suivi des doléances)
- Suivre des EI (mise en place d'actions correctives)
- Mettre en place des audits
- Suivre des indicateurs d'activité et de performances des secrétariats (mise en place d'actions d'optimisation)
- Exhaustivité de l'activité en lien avec le bureau des entrées (admission, codage, contentieux, rejets, erreurs)
- Evaluer des pratiques professionnelles
- Gérer la documentation (élaboration des procédures, etc.) en collaboration avec la qualité
- Participer aux commissions ou sous-commissions, aux inspections, certification HAS en lien avec les secrétariats (cellule d'identivigilance, etc.)

Management de l'organisation

- Assurer le respect de la charte de fonctionnement des consultations

Conduite de projets

- Elaborer, mettre en œuvre et suivre des Projets institutionnels ayant un impact sur l'organisation des secrétariats : Projet consultations mutualisées, etc.)

Démarche qualité et gestion des risques
Contribuer à toutes les démarches et réflexions pour la bonne mise en œuvre de la démarche qualité et gestion des risques dans son champ de compétence
Caractéristique du poste
Public concerné : Tout public (titulaire ou contractuel). Agent de catégorie A ou B. Filière administrative.

Profil requis :
Expertise en secrétariat médical - Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques
Gestion des conflits Connaissance des enjeux hospitaliers Conception et accompagnement aux changements organisationnels
Compétences en organisation des secrétariats en milieu hospitalier / conduite de projet /animation d'équipes et/ou encadrement
Liens hiérarchiques organisationnels :
Directement rattaché à la directrice du CHK

Liaisons fonctionnelles :
- L'ensemble des secteurs de la Direction des Ressources Humaines - La Coordination Générale des Soins - Les autres directions fonctionnelles - Les responsables des collèges de spécialités - L'encadrement